Cách sử dụng máy chấm công dành cho người mới bắt đầu

Hiện nay, trên thị trường xuất hiện rất nhiều dòng máy chấm công, mỗi loại máy chấm công thường có giao diện và cấu hình khác nhau. Cách sử dụng máy chấm công rất đơn giản như một chiếc điện thoại di động vậy, tuy nhiên không phải ai cũng có thể biết hết được các tính năng, chức năng cơ bản của máy chấm công. Về cơ bản thì những loại máy chấm công trên thị trường đều có cùng một cách thức hoạt động, do đó Shop1888.com sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách sử dụng máy chấm công trong bài viết dưới đây.

1. Khái niệm và cách sử dụng máy chấm công

Máy chấm công là thiết bị dùng để lưu trữ thời gian ra vào làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp từ đó mà tính lương cho nhân viên. Một hệ thống chấm công tốt sẽ giúp ích rất nhiều cho bộ phận nhân sự trong quá trình tính lương thưởng hay kiểm soát nhân viên.

Máy chấm công là một trong số ít những thiết bị công nghệ có thể vừa theo dõi hoạt động ra vào vừa có thể lưu trữ các thông tin nhân viên khi họ thực hiện chấm công. Với việc quản lý nghiêm ngặt như vậy, chúng sẽ cho ra dữ liệu chính xác để giúp cho các cơ quan, doanh nghiệp tính lương cho nhân viên của mình một cách chính xác.

Tiến trình hoạt động cơ bản của cách sử dụng máy chấm công là:

– Lắp đặt và kết nổi tín hiệu của máy chấm công, khai báo và thu thập các thông tin của nhân viên trước khi đưa mô hình vào sử dụng

– Tùy vào loại máy chấm công mà nhưng thông tin cần khai báo và thu thập sẽ có sự khác nhau để có những thông tin phù hợp.

– Việc sử dụng máy chấm công bắt buộc nhân viên khi đến nơi làm việc cần phải khai báo, chấm công trước khi vào làm việc, quá trình chấm công sẽ thực hiện bằng cách khai báo tại những đầu đọc bằng cách quét mã vân tay, thẻ từ, …

– Sau khi khai báo thì những thông tin mà máy chấm công vừa tiếp nhận sẽ được đưa vào kiểm tra và xử lý ngay lập tức.

– Trường hợp kết quả cho ra trùng khớp thì khi vừa thao tác xong sẽ có thông báo xác nhận đã chấm công.

– Các dữ liệu chấm công đều được lưu về toàn bộ ở phần mềm chấm công, có thể trích xuất file excel.

Hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công
Hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công

Đọc thêm:

3 cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy đạt hiệu quả cao nhất

3 cách kết nổi máy chấm công với máy tính hiệu quả nhất hiện nay

 

2. Hướng dẫn chi tiết về các chức năng và cách sử dụng máy chấm công

Các dòng máy chấm công cơ bản đều có giao diện dễ sử dụng, có dung lượng bộ nhớ từ 500 – 2000 dấu vân tay, thẻ từ,…. Có thể kể đến các dòng máy chấm công Ronald Jack DG600, Ronald Jack 2000 Pro, X628T,…

Các tính năng cơ bản và thao tác tác thực hiện trên máy chấm công:

  • Đăng ký nhân viên (vân tay, thẻ hoặc mật khẩu): Menu > Quản lý người dùng > Đăng ký người dùng > Đăng ký dấu vân tay/ Đăng ký thẻ/ Đăng ký mật mã.
  • Đăng ký admin: Menu > Quản lý người dùng > Đăng ký quản trị > Đăng ký dấu vân tay/ Đăng ký thẻ/ Đăng ký mật mã > Giám sát/ Người đăng/ Quản trị.
  • Chỉnh/ Thay đổi thời gian: Menu > Tùy chỉnh > Sửa hệ thống > Ngày giờ.
  • Chỉnh/ Thay đổi ngôn ngữ: Menu > Tùy chỉnh > Sửa hệ thống > Ngôn ngữ.
  • Định dạng ngày: Menu > Tùy chỉnh > Sửa hệ thống > Định dạng ngày.
  • Reset lại hệ thống: Menu > Tùy chỉnh > Sửa hệ thống > Chọn nâng cấp > Chọn khởi tạo.
  • Xoá dữ liệu chấm công: Menu > Tùy chỉnh > Sửa hệ thống > Chọn nâng cấp > Xóa lần nhập.
  • Xoá hết dữ liệu: Menu > Tùy chỉnh > Sửa hệ thống > Chọn nâng cấp > Xóa hết dữ liệu.
  • Xoá admin trên máy: Menu > Tùy chỉnh > Sửa hệ thống > Chọn nâng cấp > Bỏ quản trị.
  • Idle Min (thời gian tắt màn hình): Menu > Tùy chỉnh > Quản lý nguồn > Tạm nghỉ màn hình
  • Mã thiết bị: Menu > Tùy chỉnh > Chọn cổng > Mã thiết bị
  • Địa chỉ IP của MCC: Menu > Tùy chỉnh > Chọn cổng > Địa chỉ IP
  • Gateway: Menu > Tùy chỉnh > Chọn cổng > Gateway
  • Địa chỉ IP Webserver: Menu > Tùy chỉnh > Chọn cổng > Địa chỉ Web
  • Thông tin Port Server: Menu > Tùy chỉnh > Chọn cổng > WEB Port
  • Recheck Min (kiểm tra thời gian điểm danh lần 2): Menu > Tùy chỉnh > Sửa truy cập > Thời gian kiểm tra.
  • Tải dữ liệu chấm công về USB: Menu > Ql} USB > Đổi dữ liệu.
  • Tải dữ liệu vân tay/thẻ về USB: Menu > Ql} USB > Tải về máy tính.
  • Up vân tay/the từ USB lên MCC: Menu > Ql} USB > Tải lên thiết bị.
  • Seri MCC: Menu > Thông tin hệ thống > Thông tin sản phẩm > Mã số máy.
  • Alg Version: Menu > Thông tin hệ thống > T.tin san pham > Phiên bản mới.
  • Firmware Version: Menu > Thông tin hệ thống > Thông tin sản phẩm > Phiên bản cũ.
  • Mac Adr: Menu > Thông tin hệ thống > Thông tin sản phẩm > View MAC.
  • Chỉnh âm lượng máy: Menu > Tùy chỉnh > Sửa hệ thống > Chọn nâng cấp > Âm lượng.

3.Lưu ý khi sử dụng hệ thống máy chấm công

– Các thông tin thu thập từ nhân viên để cung cấp cho máy chấm công cần phải chính xác, thời gian chung đảm bảo thật đúng khi mà những nơi đó có thể các ca làm việc thời gian phân thành nhiều ca khác nhau.

– Thông thường thời gian để cài đặt tốt nhất là các doanh nghiệp nên để giao động dư ra khoảng từ 5 đến 10 phút.

– Có quy định và thông báo tới các nhân viên về thời gian và ca làm việc của họ.

– Hướng dẫn kỹ cách chấm công cho toàn bộ mọi nhân viên của doanh nghiệp.

– Khi chấm công nhân viên nên để ý đặt thật chuẩn vân tay hay quẹt thẻ để giúp máy dễ nhận dạng và nhận dạng được nhanh và chính xác hơn.

– Với các doanh nghiệp sử dụng máy chấm công bằng vân tay nhân viên chú ý không được để dính bụi bẩn, hay nước vào vân tay khi thực hiện chấm công.

4.Cách sử dụng máy chấm công mang lại hiệu quả nhất?

Để máy chấm công có thể phát huy hiệu quả tốt nhất khi sử dụng thì cần người sử dụng phải có ý thức và kỉ luật tốt. Các doanh nghiệp cần phải áp dụng một điều sau để chiếc máy chấm công có thể thực sự phát huy hết công dụng của nó:

  • Không nên quá đặt nặng và phạt nặng những nhân viên đi trễ mà hãy phạt nặng nếu họ đi trễ và còn làm ảnh hưởng đến kết quả của công việc được giao.
  • Thời gian chấm công thường nên để dư ra khoảng 5 – 10 phút, đề phòng trường hợp người chấm công bị kẹt xe hay gặp sự cố trên đường đi làm.
  • Khi chấm công thì nên để nhân viên check out và check in để họ biết được thời gian làm việc chính xác, từ đó có chế độ giờ giấc khác nhau đối với những nhân viên thường xuyên làm thêm giờ, tăng ca.

Bài viết trên chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về cách sử dụng máy chấm công cho các cơ quan và doanh nghiệp rồi. Nếu như còn có bất cứ thắc mắc gì về vấn đề trên thì hãy liên hệ với Shop1888 để được tư vấn.

Viết một bình luận

Zalo
Điên thoại
Messenger