Kỹ năng lãnh đạo quản lý đội nhóm là một kỹ năng quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và thành công của một tổ chức. Một lãnh đạo hiệu quả có khả năng thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tập thể, tạo môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự hợp tác. Trên hết, lãnh đạo quản lý đội nhóm hiệu quả là sự kết hợp giữa khả năng lãnh đạo và quản lý nhân sự. Cùng Shop1888 điểm danh ngay 10+ kỹ năng quản lý đội nhóm mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng cần phải nắm bắt.
Kỹ năng lãnh đạo quản lý đội nhóm là gì?
Kỹ năng lãnh đạo quản lý đội nhóm là khả năng hướng dẫn, động viên và khuyến khích các thành viên trong nhóm hoặc nhân viên trong công ty. Kỹ năng này có tác động trực tiếp đến cách thức làm việc của các thành viên, nhân viên trong một nhóm, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Điều này góp phần tăng cường chất lượng công việc và đạt được những mục tiêu (KPIs) đã đề ra.
Ngoài ra, kỹ năng quản lý đội nhóm cũng là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc quản lý và điều hành tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mặc dù có nhiều người đã đạt được thành công xuất sắc trong lĩnh vực kinh doanh, nhưng không phải ai cũng sở hữu khả năng lãnh đạo nhóm. Điều này bởi vì kỹ năng lãnh đạo không tự nhiên mà phải được rèn luyện, nhận thức và tích lũy kinh nghiệm để có thể trở thành một người lãnh đạo tốt.
Năng lực quản lý đội nhóm bao gồm các kỹ năng như:
- Giao tiếp hiệu quả
- Ủy quyền
- Phản hồi liên tục
- Ghi nhận
- Làm gương
- Tạo động lực
- Tổ chức và xây dựng đội ngũ
- Ra quyết định
- Giải quyết vấn đề,….
Tầm quan trọng của kỹ năng lãnh đạo
Để thực hiện một dự án hay kế hoạch thành công, người đứng đầu phải có tầm nhìn xa trông rộng và khả năng lãnh đạo nhóm. Những nhà lãnh đạo chính là những người xác định chiến lược, mục tiêu và hướng đi đúng đắn. Đồng thời, họ cũng thiết lập các quy tắc mẫu mực để tất cả các thành viên trong nhóm tuân thủ. Mặc dù không đưa ra mọi quyết định 100%, nhưng vai trò của nhà lãnh đạo vẫn rất quan trọng trong thành công của doanh nghiệp.
Lợi ích đối với từng nhân viên
- Môi trường làm việc đội nhóm hiệu quả và tích cực: Nhân viên được làm việc trong một môi trường hỗ trợ, khích lệ tinh thần đồng nghiệp, tạo điều kiện cho sự hợp tác và gắn kết.
- Cải thiện hiệu quả và hiệu suất công việc: Quản lý đội nhóm tốt giúp nhân viên tập trung vào nhiệm vụ, đặt mục tiêu rõ ràng và cung cấp hỗ trợ cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc.
- Nâng cao tinh thần và động lực làm việc: Một quản lý đội nhóm tận tâm và động viên nhân viên, đáp ứng nhu cầu tài năng và phát triển cá nhân, giúp tạo động lực và tinh thần làm việc tích cực.
Lợi ích đối với đội nhóm
- Đảm bảo hoạt động hiệu quả của đội nhóm: Quản lý đội nhóm tốt giúp đảm bảo sự hòa nhập, giao tiếp và phối hợp tốt giữa các thành viên trong đội nhóm, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
- Tập trung nỗ lực hướng tới mục tiêu chung: Nhà quản lý đội nhóm phải định rõ mục tiêu và tạo động lực để đội nhóm làm việc hướng tới mục tiêu chung, thúc đẩy sự đồng lòng và đồng thuận.
- Tối ưu hóa nỗ lực và chi phí: Quản lý đội nhóm tốt giúp tận dụng tối đa tiềm năng và tài năng của các thành viên trong đội nhóm, đồng thời giảm thiểu lãng phí và chi phí không cần thiết.
Lợi ích đối với nhà quản lý
- Truyền cảm hứng làm việc cho chính bản thân: Quản lý đội nhóm tốt giúp nhà quản lý tự tin và nhiệt huyết với công việc, tạo động lực và sự cam kết trong việc thực hiện mục tiêu.
- Giảm áp lực và căng thẳng trong công việc: Quản lý đội nhóm tốt giúp phân chia công việc hiệu quả, tạo ra môi trường làm việc cởi mở và hỗ trợ, giúp giảm áp lực và căng thẳng cho nhà quản lý.
- Xây dựng lòng tin của đội ngũ: Nhà quản lý đội nhóm tốt giúp xây dựng mối quan hệ tốt, tạo niềm tin và sự tôn trọng giữa nhà quản lý và đội nhóm, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển và thành công của cả đội ngũ.
Một nghiên cứu của Gallup đã chứng minh rằng những nhân viên có sự gắn bó cao với công việc thường làm việc hiệu quả hơn 22% so với những đồng nghiệp không hứng thú với công việc. Khi nhân viên cảm thấy gắn bó với công ty và tổ chức, họ coi công việc hiện tại là một phần của sự nghiệp cá nhân. Điều này chỉ có thể đạt được khi quản lý đội nhóm được thực hiện hiệu quả và phù hợp.
Đánh giá hiệu quả của kỹ năng lãnh đạo đội nhóm
Dựa trên các nghiên cứu và phân tích của các công ty nghiên cứu thị trường Mỹ The Harris Poll, Gallup, McKinsey & Company,…. kết quả được đánh giá như sau:
- 92% nhân viên cho biết họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn nếu họ cảm thấy được lãnh đạo tốt.
- 74% nhân viên cho biết họ sẽ ở lại công việc của mình lâu hơn nếu họ cảm thấy được quản lý tốt.
- Các nhóm được điều phối trực tiếp bởi lãnh đạo có năng suất cao hơn 20% so với các nhóm không có.
- Các nhóm có lãnh đạo hiệu quả có khả năng giải quyết vấn đề tốt hơn 50%.
- Khả năng lãnh đạo hiệu quả có khả năng giữ chân nhân viên tốt hơn 70% so với các nhóm không tổ chức tốt.
Những kỹ năng quản lý đội nhóm cần thiết cho nhà lãnh đạo
Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe
Điều đầu tiên trong kỹ năng lãnh đạo quản lý đội nhóm bạn cần phải nắm là khả năng giao tiếp và lắng nghe. Để đảm bảo hiệu quả của nhóm làm việc, người điều hành cần thể hiện sự lắng nghe và hiểu biết đối với các thành viên. Ngoài ra, việc tôn trọng ý kiến của mỗi thành viên và khuyến khích họ thể hiện quan điểm và ý kiến cá nhân cũng rất quan trọng. Nhờ vào việc này, môi trường làm việc sẽ trở nên năng động và đạt được hiệu suất công việc tốt hơn.
Kỹ năng quản lý thời gian
Một trong những kỹ năng quản lý đội nhóm quan trọng mà lãnh đạo cần có là khả năng quản lý thời gian. Trưởng nhóm phải đối mặt với thách thức của việc cân nhắc và phân chia thời gian cho bản thân và các thành viên trong nhóm. Quản lý thời gian hiệu quả giúp trưởng nhóm tổ chức và giao nhiệm vụ một cách hợp lý cho từng thành viên. Kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường năng suất làm việc của đội nhóm.
Kỹ năng đàm phán
Một nhà lãnh đạo đội nhóm xuất sắc cần có khả năng đàm phán, thuyết phục và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc. Đàm phán hiệu quả không chỉ giúp giải quyết các mâu thuẫn trong nhóm một cách tốt nhất mà còn mang lại nhiều lợi ích cho toàn bộ đội nhóm. Ngoài ra, kỹ năng đàm phán còn giúp tạo môi trường làm việc trơn tru và khuyến khích sự hợp tác và sáng tạo của các thành viên.
Kỹ năng phân công công việc
Việc làm người lãnh đạo không đồng nghĩa với việc ôm hết mọi công việc khó mà phải biết phân loại rõ ràng các điểm mạnh và yếu của từng thành viên để phân công đầu việc một cách hợp lý. Kỹ năng phân công công việc giúp các thành viên tự nhận thức và tự giác hơn trong công việc, đồng thời gánh vác trách nhiệm đối với công việc được giao. Điều này giúp khai thác và phát huy những điểm mạnh, ưu điểm riêng của từng thành viên, giúp đội nhóm vượt trội và đạt được thành công.
Khả năng lên kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch là một trong những kỹ năng quan trọng của một nhà lãnh đạo. Người lãnh đạo có khả năng lên kế hoạch và chiến lược cụ thể, sau đó khích lệ các thành viên trong nhóm thực hiện nhiệm vụ. Việc này giúp đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có thể hoàn thành công việc theo đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Mỗi vị trí trong ban lãnh đạo mang đến quyền hạn lớn hơn so với các thành viên khác, nhưng điều này cũng đồng nghĩa với trách nhiệm lớn. Trong những thời điểm khó khăn, khả năng giải quyết vấn đề của người lãnh đạo được đặt vào thử thách, giúp họ giải quyết tình huống một cách bình tĩnh và khéo léo. Điều này giúp duy trì tiến độ công việc mà không bị ảnh hưởng và đem lại sự yên tâm cho các thành viên trong nhóm.
Doanh nghiệp có thể tự proactive xây dựng các khóa đào tạo về kỹ năng lãnh đạo cho các cấp quản lý. Trên thực tế, có nhiều phương pháp để tổ chức đào tạo cho nhân sự cấp quản lý. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, doanh nghiệp nên xem xét sử dụng các giải pháp công nghệ để hỗ trợ quá trình này.
Xây dựng và phát triển đội nhóm
Tổ chức và tạo dựng đội ngũ là một kỹ năng lãnh đạo quản lý đội nhóm có thể nhanh chóng đưa đội nhóm của mình hoạt động theo quy trình đúng, với sự phối hợp tích cực và sự tự chủ giữa các thành viên. Việcphát triển đội ngũ đem lại những lợi ích sau đối với từng thành viên trong nhóm:
- Hiểu rõ vị trí và nhiệm vụ của mỗi thành viên.
- Hiểu rõ công việc cần thực hiện và cách phối hợp với các thành viên khác.
- Nắm vững mục tiêu và kết quả công việc cá nhân cũng như của toàn nhóm.
Khi tổ chức đội ngũ hiệu quả, các thành viên có thể tự chủ thực hiện công việc trong phạm vi nhiệm vụ của mình mà không cần phải thường xuyên xin ý kiến trực tiếp từ quản lý.
Khả năng ra quyết định
Trong các tình huống bình thường, tuân theo lộ trình, mọi thành viên trong nhóm đều có thể thực hiện công việc theo quy trình đã được thiết lập. Tuy nhiên, ở vai trò quản lý, bạn cần có kỹ năng ra quyết định vì không phải lúc nào cũng mọi việc diễn ra suôn sẻ và có thể tuân theo quy trình.
Sự khác biệt giữa một quản lý và một nhân viên thông thường là khả năng ra quyết định một cách chủ động, hiệu quả dựa trên dữ liệu thực tế. Trong khi đó, nhân viên thường chỉ thực hiện công việc theo quy trình được yêu cầu.
Để rèn luyện và phát triển kỹ năng ra quyết định, nhà quản lý cần chú ý đến một số điểm sau:
- Đảm bảo quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin khách quan, chính xác và toàn diện.
- Quan tâm không chỉ đến kết quả ngay lập tức mà còn đến tác động dài hạn khi đưa ra quyết định.
- Ra quyết định cẩn thận nhưng cần nhanh chóng để giải quyết vấn đề kịp thời.
- Đưa ra quyết định kèm theo giải thích và thông tin rõ ràng cho đội nhóm, để mọi thành viên hiểu rõ quyết định và hành động theo hướng đúng.
Sự ghi nhận
Ghi nhận trong công việc là một cách để tổ chức và quản lý công nhận nhân viên. Qua việc ghi nhận, nhân viên sẽ tự nhận thức được mối liên hệ mật thiết giữa hành động và kết quả mà tổ chức mong muốn nhân viên đạt được. Từ đó sẽ tiếp tục nỗ lực duy trì những hành động tích cực đó.
Thay vì có chu kỳ ghi nhận quá dài, bạn có thể xem xét thực hiện ghi nhận nhân viên theo từng tháng và trao giải nhân viên xuất sắc của tháng. Sau đó, từ danh sách nhân viên xuất sắc của tháng, lãnh đạo công ty có thể xem xét và bình chọn nhân viên xuất sắc cho cả năm.
Ghi nhận cũng có thể được thực hiện đột xuất khi nhân viên có những thành tích xuất sắc, vượt trội trong công việc. Ví dụ, ký kết được một hợp đồng lớn, phát triển một tính năng phần mềm mới, hoặc mang tính sáng tạo.
Có nhiều cách để thực hiện ghi nhận, dưới đây là một số hình thức bạn có thể tham khảo:
- Nâng lương, thưởng mềm.
- Thưởng tiền mặt.
- Thăng chức.
- Tặng cổ phần.
- Tổ chức lễ vinh danh.
- Mời tham gia các buổi tiệc, sự kiện quan trọng.
- Đại diện công ty nhận giải thưởng.
- Gửi thư tay cảm ơn.
- Gửi email chúc mừng toàn công ty.
- Tổ chức buổi ăn trưa cùng lãnh đạo hàng tuần.
- Cho phép hưởng chế độ làm việc linh hoạt, không tính đi muộn và về sớm
Hãy làm gương
Đối với kỹ năng quản lý đội nhóm, hành động và lời nói của người quản lý sẽ mang tầm ảnh hưởng rất lớn đến các thành viên trong nhóm. Để xây dựng lòng tin và tạo niềm tin cho đội ngũ của mình, trước hết bạn cần trở thành một tấm gương trong công việc. Nếu bạn muốn nhân viên đến họp đúng giờ, bạn cần tự mình tuân thủ điều này. Nếu bạn muốn nhân viên không chậm trễ, bạn cần là người có to-do list và hoàn thành task theo kế hoạch đã đề ra.
Văn hóa doanh nghiệp, tinh thần làm việc và phong cách làm việc của tổ chức thường được lan tỏa từ người đứng đầu, từ ban lãnh đạo đến các trưởng phòng và đến từng nhân viên. Nếu người đứng đầu không làm gương mẫu, có những hành động và lời nói tiêu cực, thì tác động tiêu cực đó sẽ lan tỏa đến toàn bộ đội nhóm và ngược lại.
Có mục tiêu và theo đuổi mục tiêu
Đặt mục tiêu thực tế là một yếu tố quan trọng trong sự phát triển cá nhân và chuyên nghiệp. Nó cũng là một bước quan trọng trong quy trình quản lý, như thực hiện chiến lược. Để quản lý nhóm làm việc hiệu quả, hãy thiết lập một danh sách các mục tiêu cụ thể và rõ ràng để nhân viên của bạn có thể hướng tới và xác định một lộ trình gồm các nhiệm vụ nhỏ hơn có thể thực hiện để hoàn thành những mục tiêu đó.
Bằng cách chia nhỏ quy trình thành các yêu cầu và giao cho nhân viên, bạn có thể giúp họ cảm thấy có động lực và được trang bị đầy đủ để đạt thành công. Việc thiết lập mục tiêu cụ thể và phân chia nhiệm vụ sẽ giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng về những gì cần làm và cách tiến hành. Ngoài ra, nó cũng tạo ra sự minh bạch và đo lường được tiến độ công việc, từ đó đánh giá kết quả và điều chỉnh cần thiết để hoàn thành mục tiêu cuối cùng.
Xây dựng môi trường làm việc tích cực
Một môi trường làm việc tích cực giúp tạo ra sự hài lòng, động lực và tinh thần làm việc cao trong đội nhóm. Lãnh đạo cần tạo ra một môi trường tôn trọng, an toàn và khuyến khích sự đóng góp của tất cả thành viên.
Kỹ năng lãnh đạo quản lý đội nhóm hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của một tổ chức. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc và kỹ năng lãnh đạo đội nhóm trong công việc hàng ngày, chúng ta có thể xây dựng và phát triển một đội nhóm hiệu quả, sáng tạo và đáng tin cậy. Hy vọng với những gì Shop1888 đã chia sẻ có thể giúp các nhà lãnh đạo có thêm những kỹ năng quản lý đội nhóm thật hiệu quả.