Máy chấm công vân tay đã trở thành một công cụ phổ biến trong việc quản lý thời gian làm việc và tính lương của nhân viên. Với khả năng nhận diện vân tay của mỗi cá nhân. Với công dụng chính mang lại sự tiện ích, chính xác và bảo mật cao trong việc chấm công và quản lý nhân sự. Vậy bạn đã biết rõ hết khái niệm máy chấm công bằng vân tay, công dụng, nguyên tắc hoạt động của máy chấm công bằng vân tay chưa? Cùng Shop1888 tìm hiểu chi tiết trong nội dung bài viết dưới đây nhé!
1. Máy chấm công bằng vân tay
Máy chấm công vân tay là thiết bị dùng để ghi nhận thời gian vào ra của nhân viên, loại máy hoạt động dựa vào công nghệ sinh trắc học dấu vân tay; sử dụng công nghệ phân tích và so sánh các dấu hiệu riêng biệt trên các dấu vân tay để xác định danh tính nhân viên khi thực hiện chấm công. Để có sự ghi nhận này thì khi nhân viên đến công ty làm việc phải dùng chính vân tay của mình để “quét mã” với máy chấm công thông qua 1 mắt đọc dấu vân tay. Sau khi đọc vân tay thành công thì lúc này máy sẽ có âm thanh báo đã chấm công thành công.
2. Nguyên lý hoạt động của máy chấm công bằng vân tay
Máy chấm công bằng vân tay sẽ thực hiện ghi lại một cách khách quan và chính xác nhất thời gian của nhân viên khi đặt tay quét mã xác nhận thành công vào máy chấm công. Máy chấm công bằng vân tay có hệ thống chấm công rất đơn giản, chỉ bao gồm các thiết bị đọc dấu vân tay (máy chấm công bằng vân tay) và máy tính được cài đặt phần mềm chấm công, dùng để kết nối và xử lý những dữ liệu chấm công của nhân viên. Ngoài ra, hệ thống chấm công này còn có thể lắp thêm một bộ lưu điện UPS để sử dụng trong trường hợp bị mất điện nữa.
- Đầu đọc dấu vân tay được lắp đặt phía bên ngoài khu vực kiểm soát của cửa ra vào.
- Chốt điện được lắp phía trên cửa, dùng để nối với thiết bị đầu đọc dấu vân tay, khi bình thường thì chốt điện sẽ khóa cửa. Chỉ khi nhận được sự xác nhận đúng người mới được phép mở cửa, trong khoảng thời gian được phép mở cửa thì chốt điện cũng mở cửa.
- Phụ kiện dùng để lắp chốt điện vào cửa cần kiểm soát vào ra.
- Các vật tư khác: dây mạng dùng để kết nối đầu đọc với máy tính, dây điện, …
- Chuông cửa: được sử dụng để khách hoặc người không được phép mở cửa báo cho người phía bên trong biết sự có mặt của mình
- Nút Exit: được dùng để mở cửa từ phía bên trong, thường được lắp tại mặt trong của cửa vào ra hoặc tại bàn lễ tân.
Ngoài ra, còn tùy thuộc theo yêu cầu của việc kiểm soát ra vào của nhân viên, hệ thống kiểm soát ra vào còn có thể lắp thêm một số thiết bị sau:
- Đầu đọc dấu vân tay phụ: được lắp ở phía bên trong cửa, dùng khi có yêu cầu đi ra từ phía trong mà cần được sự cho phép mở cửa bằng máy chấm công bằng vân tay. Trong trường hợp này thì đầu đọc phụ sẽ dùng để thay thế cho nút Exit.
- Bộ lưu điện UPS được lắp đặt để đảm bảo trong trường hợp bị mất điện thì hệ thống kiểm soát ra vào vẫn làm việc và khóa cửa bình thường. Do thông thường chốt điện sẽ được chế tạo ở chế độ mở để xảy ra sự cố như hỏa hoạn thì cửa sẽ tự động mở để người ở bên trong sẽ thoát ra được.
- Nút khẩn cấp “Emergency” là thiết bị có tích hợp với hệ thống báo cháy, khi nút này kích hoạt thì cửa sẽ tự mở. Nút này sẽ thường đặt phía ngoài cửa ra vào nên ai cũng có thể kích hoạt được nó.
Xem thêm: Ưu điểm máy chấm công bằng vân tay
3. Nguyên tắc hoạt động của hệ thống máy chấm công bằng vân tay
– Mỗi một cửa ra vào của doanh nghiệp sẽ được gắn một hệ thống khoá điện từ (Electromagnetic) cùng với hai đầu đọc (một đầu đọc vào và một đầu đọc ra) dùng để quét dấu vân tay. Để tiết kiệm thì một số doanh nghiệp có thể dùng nút Exit bên trong thay vì đầu đọc ra.
– Các đầu đọc tại các cửa ra và cửa vào sẽ được kết nối với nhau, dữ liệu từ đầu đọc sẽ được truyền về hệ thống phần mềm kiểm soát ra vào trên máy tính của người quản lý nhân sự.
– Mỗi một nhân viên sẽ được cấp một mã số nhân viên duy nhất, được đăng ký bằng dấu vân tay của mình hay đăng kí thẻ ID (Proximity – thẻ cảm ứng) tương ứng với mã số đó. Ở một số doanh nghiệp, thẻ nhân viên sẽ có in logo công ty, hình ảnh và thông tin của nhân viên, để có thể vừa làm chìa khóa ra vào văn phòng, vừa có thể trở thành một công cụ marketing hiệu quả cho thương hiệu của công ty nữa.
– Để có thể ra vào văn phòng thì nhân viên sẽ phải quét mã dấu vân tay hoặc quét mã thẻ tại các đầu đọc. Đầu đọc thẻ sẽ nhận dạng xem mã số đó hợp lệ trên thẻ hoặc dấu vân tay và ra lệnh cho cửa ra vào tự động mở.
– Dữ liệu mà máy chấm công ghi lại gồm ID nhân viên, thời gian ra hay vào sẽ được lưu lại trong đầu đọc rồi truyền về phần mềm kiểm soát trên máy tính của nhân viên bảo vệ hay nhà quản lý nhân sự. Dữ liệu này sẽ là căn cứ để chấm công cho nhân viên, từ đó có thể tính toán lương, thưởng, giờ làm thêm một cách chính xác nhất.
Xem thêm: Cách cài đặt và sử dụng máy chấm công bằng vân tay
4. Máy chấm công bằng vân tay giải quyết được vấn đề gì?
Máy chấm công bằng vân tay giúp quá trình chấm công cho nhân viên trở nên đơn giản hơn, không cần phải tốn quá nhiều thời gian hay công sức cho việc tính lương thưởng cho nhân viên nữa (nhân viên tự quét mã vân tay trên máy chấm công tại các cổng vào và ra của doanh nghiệp).
Các dữ liệu chấm công thu thập được trở nên minh bạch, chính xác hơn, và không phải đau đầu về vấn đề gian lận trong quá trình làm việc (nhân viên chấm công hộ và ăn cắp thời gian làm việc).
Quản lý nhân sự có thể xem báo cáo theo thời gian thực Real – Time ngay trên các thiết bị như điện thoại, máy tính bảng, laptop hay PC, … có thể xem báo cáo bất cứ lúc nào chứ không cần phải mất công chờ đợi nữa.
Các dữ liệu chấm công thu thập được từ máy chấm công có thể tùy biến được thành nhiều mẫu báo cáo khác nhau và xuất ra file Excel ngay gồm báo cao đi muộn, báo cáo về sớm, báo cáo tăng ca, làm thêm giờ, báo cáo chi tiết theo từng nhân viên, báo cáo theo phòng ban, báo cáo chi tiết công có cả công ty, …
Đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn hơn 100 hoặc công ty có nhiều chi nhánh thì việc ứng dụng máy chấm công bằng vân tay sẽ giúp doanh nghiệp giảm đến 80% các chi phí cho chấm công tính lương.
Máy chấm công bằng vân tay sẽ giúp các doanh nghiệp số hóa dữ liệu chấm công một cách nhanh chóng và giảm được rất nhiều thời gian cho quá trình chấm công, tự động hóa quá trình chấm công và tính công trong doanh nghiệp.
Hy vọng với bài viết trên đây đã giúp cho bạn hiểu hơn về máy chấm công bằng vân tay và tìm được cho mình một sản phẩm như ý để tiết kiệm thời gian và công sức.
Nếu các bạn còn bất cứ thắc mắc gì cần được giải đáp thì đừng ngần ngại gì mà hãy liên hệ ngay với Shop1888 để được hỗ trợ.
