Với sự phát triển của công nghệ, việc kiểm soát và quản lý nhân sự văn phòng ngày càng trở nên đơn giản hóa hơn nhờ có giải pháp máy chấm công. Tuy nhiên, việc áp dụng quy định này cần phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân và sức khỏe lao động. Để hiểu rõ hơn về quy định chấm công bằng vân tay, hãy cùng Shop1888 tìm hiểu những điều cần biết trong bài viết này.
Quy định chấm công gồm những yếu tố nào?
Mỗi doanh nghiệp đều có những quy định chấm công riêng, phù hợp với môi trường làm việc và yêu cầu của ban quản lý và lãnh đạo. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của việc quản lý chấm công, các quy định này cần tuân thủ các yếu tố quan trọng sau:
- Quy định chấm công cần phải rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch trong quá trình quản lý.
- Cần có quy định rõ ràng về việc tăng ca và làm thêm giờ của nhân viên.
- Quy định về các hình thức phạt cần được quy định cụ thể trong trường hợp nhân viên đi muộn hoặc về sớm.
- Ngoài ra, các quy định về chấm công cần tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật lao động để tránh vi phạm pháp luật.
Việc đảm bảo các yếu tố trên trong quy định chấm công không chỉ giúp cho việc quản lý chấm công được hiệu quả hơn mà còn đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên cũng như tránh những tranh chấp pháp lý trong tương lai.
Những quy định chấm công bằng vân tay
Quy định thời gian chấm công bằng vân tay dành cho từng vị trí nhân viên cụ thể
Máy chấm công giúp đảm bảo hiệu quả và tính chính xác của quy trình chấm công. Vì vậy, hiện nay nhiều công ty đã áp dụng hệ thống chấm công bằng vân tay vào việc quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp chấm công này cần phải tuân thủ các quy định sau:
- Đầu giờ sáng: 8h00 – 9h00, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp về thời gian vào làm
- Cuối giờ sáng: 11h – 12h, phụ thuộc vào giờ bắt đầu làm việc
- Đầu giờ chiều: 13h30 – 14h tùy từng công ty
- Giữa buổi chiều: 15h30 – 16h30 dành cho các nhân sự có con nhỏ dưới 12 tháng và được về sớm 30 phút.
- Cuối buổi chiều: 17h – 17h30 tùy thuộc vào thời gian bắt đầu làm buổi chiều.
- Giữa buổi chiều tối: 19h – 20h00 đối với những công nhân làm tăng ca
Chế độ chấm công ca kíp đối với công nhân làm theo ca
Ngoài việc sử dụng máy chấm công vân tay, nhiều công ty còn kết hợp với việc ghi sổ hoặc phần mềm chấm công điện thoại để đáp ứng các trường hợp đặc biệt như sau:
- Các nhân viên lái xe, công nhân viên làm việc theo giờ hoặc phải ra ngoài gặp khách hàng thường sử dụng máy chấm công vân tay và báo cáo cấp trên trước khi đi ra ngoài để theo dõi giờ về hoặc để báo cáo cấp trên.
- Những nhân viên xin nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản hoặc có việc đột xuất xin về sớm, đến trễ phải báo cáo trực tiếp với trưởng bộ phận hoặc bộ phận nhân sự để có thể báo cáo với ban lãnh đạo công ty theo ngày, tuần hoặc tháng.
Với hình thức chấm công hiện đại bằng vân tay, tất cả nhân viên không thể chấm hộ cho nhau. Nhưng vẫn cần nghiêm chỉnh chấp hành giờ giấc quy định.
- Trường hợp đi trễ hoặc về sớm phải có lý do chính đáng và phải được báo cáo trước khi về hoặc trước khi đến với người phụ trách trực tiếp.
- Nhân viên khi sử dụng hình thức chấm công vân tay cần lưu ý giờ công của mình và báo cáo ngay lập tức nếu gặp lỗi khi chấm công để được ghi sổ.
Quy định chấm công làm việc thêm giờ, tăng ca
Đăng ký làm thêm giờ hay tăng ca là một quyền lợi của người lao động và cũng được quy định bởi Bộ Lao Động để bảo vệ quyền lợi của người lao động và doanh nghiệp. Các quy định chính sách chấm công cần tuân thủ trong trường hợp làm thêm giờ hay tăng ca bao gồm:
- Phải được sự đồng ý của người lao động: Nhân viên có quyền từ chối làm thêm giờ hoặc tăng ca nếu không muốn hoặc không thể làm.
- Giới hạn số giờ làm thêm giờ hoặc tăng ca: Theo quy định, số giờ làm thêm giờ không được quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày và số giờ làm việc không quá 40 giờ trong 1 tháng. Ngoài ra, đảm bảo số giờ làm thêm của người lao động không quá 200 giờ trong 1 năm, trừ trường hợp quy định khác.
Việc tuân thủ các quy định này sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của người lao động và đảm bảo tính công bằng trong việc tính lương và trả lương cho nhân viên.
Quy định tính lương, chính sách thưởng/phạt dựa trên dữ liệu máy chấm công vân tay
Mỗi công ty có thể đưa ra chế độ tính lương, chính sách thưởng/phạt khác nhau dựa trên dữ liệu chấm công từ máy vân tay.
Cụ thể, khi tính lương, kế toán công ty sẽ lấy dữ liệu chấm công để tính toán số giờ làm việc của từng nhân viên và áp dụng mức lương tương ứng. Đối với chính sách thưởng phạt, công ty có thể đưa ra các quy định như sau:
- Thưởng chuyên cần: Để động viên nhân viên làm việc đầy đủ, đúng giờ, công ty có thể thiết lập chính sách thưởng chuyên cần cho nhân viên đạt tiêu chuẩn chấm công đúng giờ và đủ số giờ làm việc.
- Phạt đi muộn: Khi nhân viên đi muộn, công ty có thể đưa ra các mức phạt khác nhau tùy thuộc vào thời gian đi muộn của từng nhân viên. Ví dụ: phạt 50.000 đồng nếu đi muộn quá 10 phút, phạt 100.000 đồng nếu đi muộn quá 30 phút…
- Phạt về sớm: Tương tự như đi muộn, công ty có thể đưa ra các mức phạt khác nhau tùy thuộc vào thời gian về sớm của từng nhân viên.
- Mất ngày công khi quên chấm công hoặc chấm công bị lỗi: Nếu nhân viên quên chấm công hoặc chấm công bị lỗi mà không báo cáo, công ty có thể mất ngày công của nhân viên đó theo quy định.
Tất cả các quy định trên đều cần được công ty thông báo đầy đủ và minh bạch cho nhân viên để tránh xảy ra tranh chấp và đảm bảo tính công bằng trong quá trình tính lương và thực hiện chính sách thưởng/phạt.
Việc sử dụng máy chấm công sẽ giúp cho công ty tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác trong việc tính toán lương và quản lý giờ làm việc của nhân viên. Hy vọng với những thông tin Shop1888 đã chia sẻ về quy định chấm công bằng vân tay có thể giúp doanh nghiệp thống kê về giờ làm việc, nghỉ phép, tăng ca, đánh giá hiệu suất làm việc