Bảng chấm công theo ca là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và tối ưu hóa năng suất lao động. Việc sử dụng bảng chấm công đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc tính lương và công việc đã hoàn thành. Đồng thời, nó cũng hỗ trợ quyết định chiến lược và tăng cường năng suất lao động. Mời các bạn cùng theo dõi và tham khảo các mẫu bảng chấm công nhân viên theo ca trong bài viết dưới đây của Shop1888!
Quy định chấm công theo ca và làm thêm giờ mới nhất
Chấm công theo ca và làm thêm giờ là việc ghi nhận thời gian mà nhân viên đã làm việc trong các ca làm việc cụ thể. Đây là một phương pháp quản lý thời gian làm việc thường được sử dụng trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và dịch vụ. Các đặc điểm của phương pháp này bao gồm:
- Trong một ngày có thể chia làm 2-3 ca làm việc, mỗi ca làm 8 tiếng.
- Nhân viên có thể thay đổi ca làm việc theo tuần hoặc tháng.
- Trong mỗi ca làm việc, nhân viên có thể làm thêm giờ.
- Một ngày chỉ tính làm chính thức 1 ca, thời gian làm việc vượt quá sẽ tính làm thêm giờ.
Để ghi nhận chính xác thời gian làm việc của nhân viên trong bảng chấm công, cần ghi nhận các thông tin sau:
- Ngày làm việc trong tháng.
- Ca làm việc của nhân viên và số giờ làm việc trong ca đó.
- Số giờ làm thêm trong mỗi ca.
- Tổng số giờ làm việc chính thức của nhân viên.
- Tổng số giờ làm thêm (tăng ca) của nhân viên.
Ngoài yếu tố giờ làm, bảng chấm công cũng cần ghi nhận các yếu tố khác như: số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ không phép, số ngày nghỉ chế độ… để quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác.
Cách lập bảng chấm công theo ca trên file Excel mới nhất
Để lập bảng chấm công theo ca bằng Excel, bạn có thể làm theo các bước sau đây:
1. Tạo bảng chấm công
- Mở Excel, tạo một bảng mới.
- Trong hàng đầu tiên, điền các số ngày trong tháng (từ 1 đến 31).
- Trong hàng thứ hai, điền các thứ tương ứng với ngày trong tháng (Thứ 2, Thứ 3, …, Chủ nhật).
- Trong cột đầu tiên, điền mã nhân viên.
- Trong cột thứ hai, điền tên nhân viên.
- Trong cột thứ ba, điền các ca làm việc của nhân viên (Ca 1, Ca 2, Ca 3, Tăng ca).
2. Sử dụng hàm DATE để xác định thứ tương ứng với ngày trong tháng
- Chọn ô B3 (thứ của ngày đầu tiên trong tháng).
- Nhập công thức =DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1) và nhấn Enter. Lưu ý: Nếu bạn muốn thay đổi ngày đầu tiên trong tháng, bạn có thể thay số 1 trong công thức này bằng ngày mong muốn (ví dụ: 15).
- Chọn ô B3, kéo chuột xuống dưới cùng để Excel tự động điền các thứ tương ứng với các ngày trong tháng.
3. Sử dụng ký hiệu để đánh dấu ca làm việc của nhân viên
- Sử dụng các ký hiệu để đánh dấu ca làm việc của nhân viên, ví dụ X nếu nhân sự đi làm trong ca và làm đủ giờ, P nếu nhân sự nghỉ phép 1 ca, P/2 nếu nhân sự nghỉ 0,5 ca, KL nếu nhân sự nghỉ không lương.
- Nhập các ký hiệu này vào các ô tương ứng trong bảng chấm công.
4. Tính công của nhân viên
- Sử dụng hàm COUNTIF để đếm số ca làm đủ của mỗi nhân viên: =COUNTIF([vùng chấm công của nhân viên], “X”).
- Sử dụng hàm COUNTIF để đếm số ca nghỉ phép của mỗi nhân viên: =COUNTIF([vùng chấm công của nhân viên], “P”).
- Sử dụng hàm COUNTIF để đếm số ca nghỉ không lương của mỗi nhân viên: =COUNTIF([vùng chấm công của nhân viên], “KL”).
- Sử dụng hàm SUM để tính tổng số giờ tăng ca của mỗi nhân viên: =SUM([vùng chấm công của nhân viên]).
Lưu ý: Bạn cần điền đầy đủ thông tin cho tất cả các ô trong bảng chấm công để có thể sử dụng các công thức tính công trên.
Các yêu cầu trong bảng chấm công theo ca
Trong thực tế, các công việc đòi hỏi chấm công theo ca thường xuất hiện trong các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất – dịch vụ. Các công việc này có những đặc điểm sau:
- Mỗi ngày sẽ có khoảng 2-3 ca làm việc, mỗi ca kéo dài khoảng 8 giờ.
- Nhân viên được phép thay đổi ca làm việc theo tuần hoặc tháng và phải đăng ký trước với cấp quản lý.
- Trong mỗi ca làm việc có thể có thêm thời gian làm ngoài giờ.
- Mỗi ngày chỉ được làm 1 ca chính thức, các thời gian làm ngoài 1 ca sẽ được tính làm thêm giờ với mức lương tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp.
Các nhân viên làm công tác kế toán hoặc hành chính – nhân sự tổng hợp trong các công ty thuộc lĩnh vực sản xuất – dịch vụ chắc chắn đã quen với mô hình làm việc này. Khi lập bảng chấm công trên Excel, các nhân viên cần ghi nhận các thông tin sau:
- Ngày làm việc của nhân viên trong tháng.
- Trong ngày đó, nhân viên đã làm ca nào và đã làm bao nhiêu giờ trong một ca.
- Trong ngày đó, nhân viên có làm thêm giờ không và nếu có thì làm bao nhiêu giờ.
- Tổng số giờ làm việc chính thức của nhân viên trong ngày làm việc.
- Tổng số giờ làm việc ngoài giờ của nhân viên trong ngày.
- Ngoài ra, cần quan tâm đến các yếu tố khác như: nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ chế độ,…
Đây là những tiêu chí cơ bản cần xác định trên bảng chấm công của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào doanh nghiệp, có thể có thêm các tiêu chí khác và ta có thể linh hoạt thay đổi. Ở phần tiếp theo của bài viết, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về cách xây dựng bảng chấm công trên Excel.
Cách ghi bảng chấm công nhân viên theo ca
Sau khi xây dựng được bố cục bảng chấm công hoàn chỉnh trên Excel, bước tiếp theo là thực hiện ghi bảng chấm công dựa trên những dữ liệu thời gian ra/vào làm việc của nhân viên. Để đạt được kết quả chính xác và hiệu quả, trước khi bắt đầu bạn cần tìm hiểu kỹ về quy trình chấm công theo ca. Việc tìm hiểu kỹ càng sẽ giúp bạn quản lý thời gian làm việc của nhân viên, quản lý lương được thực hiện một cách dễ dàng và tránh những sai sót không đáng có.
Để sử dụng bảng chấm công này cho việc chấm công trong từng ca, bạn có thể sử dụng ký hiệu hoặc nhập số giờ vào từng ô tương ứng. Phương pháp này áp dụng cho ca làm việc chính thức. Đối với làm việc tăng ca, bạn nên nhập số giờ để ghi rõ số giờ làm thêm của nhân viên. Khi chấm công làm thêm giờ, hãy chấm đúng theo ngày để xác định được nhân viên đã làm tăng ca trong ca nào.
Ví dụ, bạn có thể chấm công như sau:
- Ký hiệu “X” cho biết nhân viên đã làm việc trong ca và đủ thời gian của một ca.
- Ký hiệu “P” cho biết nhân viên đã nghỉ phép.
- Ký hiệu “K” cho biết nhân viên đã nghỉ không phép.
Lưu ý: Trong một ngày chỉ có duy nhất một ca được chấm. Số giờ làm thêm giờ của một ngày sẽ được chấm kèm theo ca làm việc chính thức của ngày đó. Ví dụ:
- Nhân viên số NV001 vào ngày 04/01/2019 đã làm ca 1 và làm thêm giờ 2 giờ.
- Nhân viên số NV001 vào ngày 07/01/2019 đã làm ca 2 và làm thêm giờ 3 giờ.
Chỉ với những bước đơn giản, Shop1888 đã hướng dẫn bạn tạo được bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên cùng một trang tính. Ngoài việc chấm công, các công việc khác trong lĩnh vực kế toán, hành chính hay nhân sự cũng cần phải được thực hiện trên Excel. Việc thành thạo Excel sẽ giúp bạn làm việc nhanh chóng, hiệu quả và mở ra nhiều cơ hội phát triển hơn.