Cách Làm Mẫu Bảng Chấm Công Excel Dễ Nhất 2023

Mẫu bảng chấm công là công cụ quan trọng giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Chọn một bảng chấm công đơn giản và tiện lợi sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc. Trong bài viết này, Shop1888 sẽ giới thiệu đến bạn cách xây dựng biểu mẫu chấm công cho nhiều ngành nghề và tính chất công việc khác nhau!

Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công là một công cụ quản lý thời gian làm việc của nhân viên trong một doanh nghiệp. Bảng chấm công thường được sử dụng để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm các giờ đến làm, giờ nghỉ trưa, giờ đi về và giờ làm thêm (nếu có) một cách công bằng. Thông tin từ bảng chấm công được sử dụng để tính tiền lương và các khoản trợ cấp khác cho nhân viên, cũng như để quản lý và theo dõi thời gian làm việc của họ trong tháng. Việc sử dụng bảng chấm công giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả nhân viên và tối ưu hóa sử dụng tài nguyên lao động.

Có bao nhiêu phương pháp chấm công

Các phương pháp chấm công khác nhau được áp dụng tùy theo tính chất công việc của từng doanh nghiệp, đơn vị hoặc tổ chức. 

• Một trong những phương pháp phổ biến là chấm công theo ngày, trong đó nhân viên sẽ thực hiện chấm công trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm việc trong ngày. Ngày công được tính bằng một ký hiệu đã được quy định trước đó trong bảng chấm công. Nếu trong ngày, nhân viên thực hiện nhiều việc với thời gian khác nhau, thì ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian nhất sẽ được áp dụng. Nếu nhân viên thực hiện hai công việc với thời gian bằng nhau, thì ký hiệu của công việc diễn ra trước sẽ được sử dụng. Thường thì, hình thức chấm công này được áp dụng cho những doanh nghiệp có nhân viên làm việc theo giờ hành chính, với thời gian làm việc thông thường là 8 tiếng một ngày. Bảng chấm công theo ngày sẽ được tập hợp và tính toán để ra bảng chấm công theo tháng.
• Cách thứ hai là chấm công theo giờ (hoặc theo ca), áp dụng cho các doanh nghiệp có nhân viên làm part-time hoặc khi khối lượng công việc được tính theo giờ và được phân chia thành các ca làm khác nhau. Nhân viên sẽ được chấm công theo các ký hiệu quy định về ca làm việc và số giờ làm theo ký hiệu tương ứng. Hình thức chấm công này khá linh hoạt và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Tổng hợp những mẫu bảng chấm công Excel mới nhất hiện nay

Một doanh nghiệp, bất kể lớn hay nhỏ, đều cần phải có bảng chấm công để theo dõi ngày làm việc và ngày nghỉ của nhân viên. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và tránh các vấn đề bất cập liên quan đến chấm công, cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn nhất định. Một file Excel chấm công và tính lương theo giờ cần phải bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết. Dưới đây là mẫu bảng chấm công mới nhất năm 2023, mời các bạn tham khảo.

1. Mẫu Bảng chấm công excel hàng ngày

2. Bảng chấm công giáo viên

Bảng chấm công cho giáo viên là rất quan trọng và cần thiết trong mỗi nhà trường. Nó giúp đảm bảo tính chính xác của giờ giảng dạy của giáo viên, đồng thời tạo động lực cho giáo viên đến lớp đúng giờ và hoàn thành bài giảng của mình một cách hiệu quả. Ngoài ra, bảng chấm công cũng giúp nhà trường có được cái nhìn tổng quan về hoạt động giảng dạy của giáo viên và có thể đưa ra các biện pháp cải tiến nếu cần thiết. Việc giáo viên vào lớp muộn, nhờ dạy thay hay không hoàn thành bài giảng đúng thời gian là không tốt cho sự phát triển của học sinh và cần được giải quyết.

3. Biểu mẫu chấm công tiếng Anh

4. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Bảng chấm công làm thêm giờ là một loại chứng từ kế toán rất quan trọng trong công tác tính lương của các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các tổ chức hoạt động sản xuất. Mục đích của bảng chấm công làm thêm giờ là để theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ của nhân viên để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị. Việc sử dụng bảng chấm công làm thêm giờ giúp đảm bảo tính chính xác trong tính lương, tránh việc tính lương sai sót hoặc thiếu sót, từ đó giúp tăng tính minh bạch, công bằng và đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

4.1 Mẫu bảng chấm công theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

4.2 Mẫu bảng chấm công theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC

5. Mẫu bảng chấm công nhân viên sản xuất

6. Bảng chấm công theo tuần

Khi lập bảng chấm công theo tuần, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc quản lý nhân viên của mình. Cụ thể:

• Quản lý: Bảng chấm công giúp nhà quản lý nắm bắt hoạt động của nhân viên trong công ty như số ngày đi làm, ngày nghỉ phép, các thông tin về BHXH hay BHYT, từ đó dễ dàng tính toán các chi phí và phúc lợi của từng cá nhân.
• Lưu trữ và truy xuất: Khi có bất cứ vấn đề gì cần truy xuất dữ liệu về nhân viên, bạn có thể từ bảng chấm công để đưa ra được những thông tin cần thiết. Hiện nay, hầu như các công ty đều sử dụng thiết bị chấm công kết hợp với  phần mềm chấm công trực tuyến giúp bạn lưu trữ và trích xuất dữ liệu một cách nhanh chóng.
• Minh bạch thông tin: Bảng chấm công được coi là giao ước thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động. Trong trường hợp có lỗi phát sinh thì đây sẽ trở thành căn cứ xác thực tốt nhất.

Lập bảng chấm công theo tuần

Bảng chấm công theo tuần thường bao gồm các nội dung sau:

Thông tin về công ty và bộ phận thực hiện chấm công:

• Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email
• Tên bộ phận thực hiện chấm công
• Thông tin về thời gian chấm công:
• Tuần, tháng, năm chấm công

Bảng thông tin chấm công:

• Mã nhân viên
• Họ và tên nhân viên
• Các ngày trong tuần chấm công (từ thứ Hai đến Chủ nhật và ngày tháng cụ thể)
• Tổng số giờ làm việc chính thức
• Số giờ làm thêm
• Số ngày nghỉ hưởng lương
• Ngày nghỉ không lương
• Nghỉ phép

Chữ ký xác nhận:

• Người thực hiện chấm công
• Trưởng bộ phận/phòng ban
• Người duyệt bảng chấm công

Ghi chú:

• Các ký hiệu sử dụng trong bảng chấm công
• Ghi chú về các quy định liên quan đến chấm công trong công ty

Lưu ý rằng, nội dung và hình thức của bảng chấm công có thể khác nhau tùy thuộc vào từng công ty và quy định của pháp luật.

Trên đây là một số mẫu bảng chấm công thông dụng và thường được sử dụng trong doanh nghiệp mà Shop1888 tổng hợp và chia sẻ đến bạn. Để giảm bớt những lỗi khi phải tự lập bảng chấm công, doanh nghiệp có thể tìm mua máy chấm công nhằm hỗ trợ và tiết kiệm thời gian nhân sự. Hiện nay phần mềm chấm công ronald jack và wise eye là hai phần mềm được các doanh nghiệp lựa chọn để tối ưu hóa việc kiểm soát chấm công và quản lý nhân viên mà bạn có thể tham khảo và áp dụng cho doanh nghiệp của mình.