Hướng Dẫn Cách Ghi Bảng Chấm Công Hàng Ngày Trên Excel Mới Nhất

Dù đã tiếp xúc với bảng chấm công nhiều hay ít thì đôi lúc cách ghi bảng chấm công hàng ngày vẫn sẽ làm bạn bối rối với những trường hợp làm việc nửa buổi hay làm việc online,….. Để đảm bảo tính minh bạch và công bằng cho nhân viên, cả khi họ nghỉ lương, nghỉ phép hay nghỉ không lương, việc lập mẫu bảng chấm công hàng ngày đơn giản và dễ hiểu là rất cần thiết. Trong bài viết này, Shop1888 sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về quy trình thực hiện và cách ghi chính xác bảng chấm công hàng ngày.

Tìm hiểu thông tin về bảng chấm công

Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi ngày làm việc thực tế của nhân viên, giúp các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ chuyên cần, nỗ lực, nhiệt tình và hiệu quả công việc của từng nhân viên. Từ đó có thể đưa ra các quyết định về chế độ bảo hiểm xã hội, xin nghỉ phép và trả lương.

Tuy nhiên, đối với một số công ty kinh doanh, việc lập bảng chấm công không phải là điều quan trọng nhưng vẫn cần thiết để xây dựng một cơ sở kinh doanh ổn định và bền vững trong dài hạn.

Bảng chấm công được sử dụng với mục đích theo dõi ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ của nhân viên bao gồm nghỉ ốm, nghỉ bảo hiểm xã hội và các ngày nghỉ khác. Thông tin này là căn cứ để tính tiền lương và tiền bảo hiểm xã hội cho mỗi nhân viên và cũng là công cụ quản lý quan trọng trong doanh nghiệp.

Cơ sở của bảng chấm công

Để lập mẫu bảng chấm công, cần thu thập các thông tin cụ thể về ngày công làm việc của nhân viên thông qua các phương pháp sau:

• Chấm công ngày: Tại đơn vị, mỗi ngày làm việc sẽ được chấm công bằng một ký hiệu quy định trước đó.
• Chấm công theo giờ: Nhân viên sẽ chấm công số giờ công thực hiện trong ngày bằng các ký hiệu đã được quy định trước đó.
• Chấm công nghỉ bù: Nếu nhân viên làm thêm giờ hưởng lương tăng ca, nhưng không được thanh toán lương làm thêm, khi nghỉ bù thì sẽ được tính trả lương thời gian và được chấm “NB” vào bảng chấm công.

Ký hiệu các ngày nghỉ trong bảng chấm công

Dưới đây là một số quy ước chấm công và tính lương:

Quy ước chấm công:

• X: Công trong giờ ngày thường 08 tiếng. Nếu làm ít hơn 08 giờ, ghi số giờ tương ứng.
• P: Nghỉ phép hưởng lương.
• L: Nghỉ lễ hưởng lương.
• TC: Tăng ca chủ nhật. Nếu tăng ca ít hơn 08 giờ, ghi số giờ tương ứng.
• TCL: Tăng ca lễ. Nếu tăng ca ít hơn 08 giờ, ghi số giờ tương ứng.
• NB: Nghỉ bù hưởng lương.

Quy ước tính lương từ số ngày công và giờ công:

• Ngày thường: Tăng ca sau 05 giờ nhân 1.5, sau 09 giờ nhân 02.
• Chủ nhật: Nhân 1.5, tăng thêm giờ sau 05 giờ nhân 02, sau 09 giờ nhân 03.
• Lễ: Nhân 03, tăng thêm giờ sau 05 giờ nhân 4.5.
• Hệ số nhân này được ghi vào dòng 09 tại các cột tương ứng.

Quy ước khác:

• Phụ cấp đi lại cho 01 ngày có đi làm.
• Phụ cấp tiền ăn trưa.
• Phụ cấp trách nhiệm.
• Phụ cấp công trình dựa trên tỷ lệ phần trăm so với lương chính.
• Tăng ca trên 03 giờ trong 01 ngày được hưởng thêm phụ cấp tiền ăn tối.

Trình bày phần khung bảng chấm công

Phần cơ bản của bảng chấm công hàng tháng sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Số thứ tự
• Mã nhân viên
• Họ và tên
• Các ngày trong tháng làm việc
• Tổng thời gian làm hành chính
• Thời gian đi công tác và làm ngoài giờ
• Tổng thời gian làm việc trong tháng

Sau khi có phần khung cơ bản của bảng lương theo tháng, bạn tiến hành căn chỉnh độ rộng các cột để phù hợp và dễ nhìn nhất. Khi hoàn thành các bước này, bạn sẽ có một bảng lương hoàn chỉnh, chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết.

Các mẫu bảng chấm công phổ biến hiện nay

Mẫu chấm công theo giờ

Khối lượng công việc mà nhân viên làm được sẽ được tính bằng số giờ làm việc theo các ký hiệu quy định trong ca làm việc, và các nhà quản lý sẽ ghi nhận số giờ làm việc theo ký hiệu tương ứng trong bảng chấm công. 

Hình thức chấm công theo giờ khá linh hoạt và phù hợp cho các doanh nghiệp có nhiều nhân viên làm việc partime. Khối lượng công việc sẽ được tính theo giờ và chia nhỏ thành nhiều ca làm việc khác nhau để quản lý dễ dàng hơn.

Mẫu chấm công theo ngày

Công ty áp dụng hệ thống chấm công đối với nhân viên, bao gồm việc ghi nhận giờ ra vào bắt đầu làm việc. Mỗi ngày làm việc được tính bằng cách sử dụng các mã ký hiệu được liệt kê trong bảng chấm công. 

Trong trường hợp nhân viên thực hiện hai nhiệm vụ trong ngày với thời gian khác nhau, thời gian tính theo mã ký hiệu của nhiệm vụ mất nhiều thời gian nhất hoặc được thực hiện trước.

Hình thức chấm công này thường được áp dụng bởi các doanh nghiệp có số lượng nhân viên làm việc trong giờ hành chính đông đúc. Dựa trên bảng chấm công hàng ngày, người phụ trách sẽ tổng hợp và tính toán để tạo ra bảng chấm công hàng tháng.

Mẫu bảng chấm công theo tuần

Bảng chấm công này rất hữu ích cho việc báo cáo hàng tuần của các nhà quản lý. Thường mỗi tháng có 4 tuần để quản lý tính lương cho nhân viên. Phương pháp xác định thời gian này rất hiếm và chỉ phù hợp với các công ty đòi hỏi báo cáo tiến độ thường xuyên.

Hướng dẫn cách ghi bảng chấm công hàng ngày chi tiết nhất

Dưới đây là chi tiết cách ghi bảng chấm công hàng ngày năm 2023:

Bước 1: Mỗi ngày, người có trách nhiệm (trưởng phòng, ban, bộ phận hoặc người được ủy quyền) sẽ xem xét tình hình thực tế trong bộ phận của mình để tiến hành chấm công cho từng nhân viên trong ngày. Đồng thời, ghi nhận thông tin vào bảng chấm công cho từng ngày trong tháng, sử dụng các ký hiệu quy định được trong tài liệu.

Bước 2: Phương pháp chấm công có thể thay đổi tùy theo điều kiện sản xuất kinh doanh của từng đơn vị. Do đó, người lao động sẽ được ghi nhận thời gian làm việc trong đơn vị hoặc các hoạt động khác như học tập, giảng bài, ra khỏi chế độ theo ký hiệu phù hợp với thời gian trong ngày.

Bước 3: Bảng chấm công phải thể hiện rõ số ngày trong tháng (từ 28 đến 31 ngày tùy theo tháng) và tương ứng với các thứ trong tuần. Việc tạo ra các bảng chấm công chi tiết sẽ giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá nhân viên.

Bước 4: Khi nhân viên làm việc trong đơn vị và tuân thủ thời gian hợp đồng lao động, nội quy, quy chế của cơ quan tổ chức, họ sẽ được tính là một ngày lao động và được đánh dấu “x” vào ngày đó.

Bước 5: Tính toán và tổng kết cuối mỗi tháng:

• Tổng số công việc đã được thực hiện trong tháng của từng nhân viên.
• Tổng số ngày nghỉ phép trong tháng của người lao động.
• Tổng số ngày nghỉ theo quy định của Nhà nước (bao gồm cả ngày nghỉ chính thức và ngày nghỉ bù).
• Tổng số ngày nghỉ theo yêu cầu của người lao trong tháng.
• Tổng số ngày nghỉ khác trong tháng (du lịch, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghĩa vụ công việc, nghỉ không hưởng lương).

Bước 6: Cuối tháng, người chấm công hoặc người phụ trách bộ phận sẽ ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng với các giấy tờ liên quan (giấy xin nghỉ và giấy xin nghỉ không lương) cho phòng kế toán để kiểm tra và so sánh.

Các phương pháp chấm công phổ biến nhất ngày nay

Chấm công truyền thống

• Phương pháp này thực hiện chấm công trực tiếp vào đầu mỗi giờ làm việc.
• Nhân viên sẽ báo cáo với người quản lý để quản lý biết được số lượng nhân viên có mặt làm việc.

Chấm công bằng thẻ từ

• Mỗi nhân viên sẽ có một thẻ chứa thông tin cá nhân duy nhất (tên, ngày sinh, v.v.).
• Nhân viên sử dụng thẻ để quẹt tại máy chấm công được đặt ở vị trí cố định trong văn phòng.
• Phương pháp này giúp chấm công nhanh chóng và chính xác, nhưng có hạn chế khi có thể nhờ đồng nghiệp giúp chấm công khi không có mặt.

Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt (Face ID)

• Phương pháp này sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để chấm công.
• Máy chấm công tích hợp camera quét khuôn mặt của từng nhân viên dựa trên cài đặt trước đó.
• Phương pháp này đòi hỏi đầu tư chi phí cao cho máy nhận diện khuôn mặt.

Chấm công bằng vân tay

• Phương pháp chấm công này sử dụng dấu vân tay để nhận diện chấm công.
• Nhân viên sẽ quét vân tay trên máy chấm công để ghi nhận sự có mặt trong buổi làm.
• Phương pháp này khá phổ biến và tiện lợi, dữ liệu chấm công sẽ sử dụng phần mềm để quản lý.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng máy chấm công để tối ưu việc quản lý nhân sự và kiểm soát công làm việc của nhân viên. Các thương hiệu chấm công phổ biến và bán chạy tại Shop1888 như Ronald Jack, Sunbeam, Gigata, Zkteco,….

Chấm công qua ứng dụng

• Công ty cung cấp cho nhân viên tài khoản để đăng nhập vào ứng dụng chấm công.
• Nhân viên có thể chấm công thông qua ứng dụng khi không có mặt tại công ty.

Mẫu bảng chấm công Excel có công thức

Bảng chấm công Excel 2023 sẽ được tạo dựa trên lịch làm việc trong tháng của doanh nghiệp. Bạn có thể tạo một bảng chấm công độc đáo cho doanh nghiệp của mình trên Excel.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp của bạn làm việc từ thứ 2 đến thứ 7 và nghỉ ngày Chủ nhật, bạn có thể sử dụng màu sắc để đánh dấu ngày Chủ nhật trong tháng, nhằm phân biệt với những ngày làm việc.

• Tổng số ngày công trong tháng sẽ được tính dựa trên quy định của công ty.

Ví dụ: Tổng số ngày công có thể được tính bằng cách cộng tổng số ngày làm việc thực tế với nửa ngày công nhân đôi và thêm số ngày nghỉ có lương và nghỉ ốm hoặc thai sản.

• Ghi chú trong bảng chấm công Excel

Mỗi người chấm công có thể sử dụng cách ghi chú riêng khi đi làm cả ngày, nửa ngày hoặc nghỉ không bắt buộc. Chỉ cần ghi chú đồng nhất và dễ hiểu.

Ví dụ:

• X – Đi làm cả ngày 
• X/2 – Đi làm nửa ngày 
• 0 – Nghỉ

Thông thường, hàm Countif sẽ được sử dụng thông dụng hơn trong bảng chấm công. Bạn có thể tham khảo như sau:

Hàm tính tổng số ngày làm việc của 1 nhân viên::

 =COUNTIF(D7:AH7,”x”)+1/2*(COUNTIF(D7:AH7,”x/2″))+0*(COUNTIF(D7:AH7,”0″))

Tính tổng số công của tất cả nhân viên trong 1 ngày

=COUNTIF(D7:D20,”x”)+1/2*(COUNTIF(D7:D20,”x/2″))+0*(COUNTIF(D7:D20,”0″))

Bảng chấm công là văn bản được sử dụng để tính số ngày công làm việc và trả lương cho nhân viên. Vì vậy, để đảm bảo tính công bằng nên cách ghi bảng chấm công hàng ngày đúng và chính xác là điều vô cùng cần thiết để theo dõi ngày làm việc của nhân sự. Thông qua các dữ liệu được ghi trên bảng chấm công mà quản lý sẽ có những hình thức thưởng, phạt nhằm khích lệ nhân viên của mình làm việc tốt hơn. Hãy liên hệ ngay với Công ty phân phối và lắp đặt thiết bị văn phòng Shop1888 để được tư vấn về các giải pháp chấm công tiện lợi cho doanh nghiệp của mình.