Ứng dụng phần mềm chấm công GPS trong ngành vận tải

Ngành vận tải là một trong những ngành có đặc thù riêng về quản lý nhân sự. Đa phần nhân viên lái xe thường xuyên di chuyển, không có mặt tại công ty. Điều này gây khó khăn trong việc giám sát và quản lý thời gian làm việc. Chính vì vậy, việc ứng dụng phần mềm chấm công GPS trong ngành vận tải là điều vô cùng cần thiết. Chỉ cần bật định vị và mạng dữ liệu nhà quản lý sẽ nắm được toàn bộ thông tin của nhân viên. Cùng Shop1888 tìm hiểu chi tiết về cách chấm công bằng định vị GPS trong nội dung bài viết dưới đây!

Những lợi ích khi ứng dụng phần mềm chấm công GPS trong ngành vận tải

1. Giám sát chính xác thời gian làm việc của tài xế

Với phần mềm chấm công GPS, nhà quản lý có thể giám sát chặt chẽ thời gian làm việc thực tế của tài xế thông qua việc truy xuất lịch trình di chuyển trên bản đồ.

Các thông tin như:

• Thời gian xuất phát
• Thời gian kết thúc
• Thời gian dừng nghỉ
• Tốc độ di chuyển

Được ghi lại chính xác, giúp nhà quản lý có cơ sở để đánh giá năng suất làm việc của tài xế.

Ngoài ra, hệ thống cũng cảnh báo khi phát hiện tài xế có dấu hiệu làm thêm giờ quá sức, vi phạm luật giao thông để đảm bảo an toàn cho tài xế.

2. Theo dõi tuyến đường di chuyển của phương tiện

Với tính năng theo dõi trực tiếp trên bản đồ, phần mềm cho phép nhà quản lý kiểm soát lộ trình di chuyển của tài xế. Điều này giúp:

• Xác định chính xác quãng đường thực tế mà phương tiện đã di chuyển. Từ đó, tính toán chi phí xăng xe, khấu hao phương tiện một cách chính xác.
• Phát hiện kịp thời nếu tài xế có hành vi trộm cắp xăng dầu, đi lòng vòng không theo đúng lộ trình để vụ lợi.
• Điều chỉnh lộ trình phù hợp, tránh các tuyến đường hay xảy ra tắc nghẽn, giúp xe vận chuyển hàng hóa nhanh chóng và đúng lịch trình.

3. Quản lý chi phí nhiên liệu tiết kiệm

Theo dõi lộ trình di chuyển chính xác giúp nhà quản lý có thể đánh giá mức tiêu thụ nhiên liệu của từng phương tiện. Từ đó, có những biện pháp quản lý phù hợp:

• Đào tạo tài xế cách lái xe tiết kiệm xăng.
• Bố trí lịch trình hợp lý để giảm quãng đường thừa.
• Lựa chọn phương tiện phù hợp với tuyến đường để tiết kiệm nhiên liệu tối đa.

Việc này giúp công ty vận tải tiết kiệm đáng kể chi phí về nhiên liệu, tăng lợi nhuận.

4. Nâng cao an toàn cho tài xế

Các tính năng cảnh báo mệt mỏi, cảnh báo vượt tốc độ của phần mềm góp phần đảm bảo an toàn cho tài xế khi tham gia giao thông. Nhờ đó, giảm thiểu rủi ro xảy ra tai nạn do lái xe quá sức.

Bên cạnh đó, với khả năng theo dõi trực tiếp, phần mềm cho phép kịp thời hỗ trợ tài xế khi gặp sự cố trên đường như hỏng xe, tai nạn, mất phương hướng,…

5. Tối ưu hóa quy trình vận hành

Thông qua việc thu thập và phân tích dữ liệu về hoạt động của phương tiện, phần mềm hỗ trợ nhà quản lý:

• Lập lịch trình phù hợp, tối ưu hóa lộ trình di chuyển để tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Xây dựng quy trình vận hành, quy tắc ứng xử chuẩn cho tài xế.
• Đánh giá năng lực của tài xế để có chính sách đào tạo, sắp xếp công việc phù hợp.
• Quy hoạch đội xe hợp lý.

Nhờ vậy, hoạt động vận tải được tối ưu hóa, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng định vị GPS chấm công

Để ứng dụng phần mềm chấm công GPS hiệu quả, các công ty vận tải cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Lựa chọn phần mềm phù hợp

Một số tiêu chí cần xem xét khi lựa chọn phần mềm:

• Đáp ứng được các yêu cầu về quản lý của doanh nghiệp như: quản lý lịch trình, theo dõi tuyến đường, thời gian làm việc, cảnh báo tốc độ…
• Khả năng tích hợp, kết nối với phần mềm kế toán, phần mềm văn phòng phẩm khác của doanh nghiệp.
• Chi phí phần mềm phù hợp với ngân sách. Ưu tiên các giải pháp có chi phí đăng ký ban đầu thấp, linh hoạt.
• Hỗ trợ tốt từ nhà cung cấp: tập huấn, hướng dẫn chi tiết.

Một số gợi ý về phần mềm chấm công GPS phổ biến hiện nay: VnResource HRM, WORKiT, MISA SME, Vietmap…

Bước 2: Lắp đặt thiết bị GPS

Doanh nghiệp cần trang bị thiết bị GPS (còn gọi là định vị ô tô) cho các phương tiện để thu thập dữ liệu vị trí, tốc độ.

Thiết bị GPS thường được lắp đặt dưới gầm hoặc trong cabin xe. Để đảm bảo hoạt động, thiết bị GPS cần được kết nối với nguồn điện của xe.

Khi lắp đặt, cần chú ý bố trí không làm ảnh hưởng tới trải nghiệm của tài xế. Đồng thời, thiết bị cũng cần được bảo vệ cẩn thận tránh hư hỏng trong quá trình vận hành.

Bước 3: Đào tạo sử dụng cho tài xế

Sau khi lắp đặt thiết bị GPS, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo chi tiết cho tài xế cách sử dụng phần mềm, thiết bị.

Các nội dung cần đào tạo bao gồm:

• Hướng dẫn cách sử dụng, vận hành thiết bị GPS để tránh hỏng hóc.
• Giới thiệu chức năng, tính năng của phần mềm quản lý.
• Hướng dẫn cách nhập thông tin, cập nhật dữ liệu hành trình lên phần mềm.
• Quy định về việc cung cấp, bảo mật dữ liệu vị trí cá nhân.

Đây là bước rất quan trọng giúp việc ứng dụng phần mềm diễn ra thuận lợi, hiệu quả.

Một số phần mềm chấm công GPS cho ngành vận tải phổ biến hiện nay

Dưới đây là một số máy chấm công GPS phổ biến trên thị trường mà doanh nghiệp vận tải có thể lựa chọn:

1. Phần mềm quản lý và chấm công tích hợp GPS WorkTour

• Cho phép chấm công trực tuyến bằng GPS trên điện thoại thông minh.
• Tích hợp bản đồ, theo dõi hành trình di chuyển của nhân viên.
• Quản lý và phân bổ công việc cho nhân viên.
• Hỗ trợ nhiều loại báo cáo, thống kê số liệu.
• Giá cả phải chăng, gói dùng thử miễn phí.

Tham khảo link download tại đây!

2. Phần mềm chấm công định vị MISA AMIS HRM

• Chức năng GPS định vị chính xác cao.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• Cho phép chia sẻ vị trí thời gian thực với đồng nghiệp.
• Có tính năng nhắc nhở và cảnh báo.
• Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và loại tiền tệ.

3. Thiết bị định vị không dây GPS VK103

• Thiết bị GPS dạng cầm tay tiện lợi.
• Pin có thời lượng lên tới 24 giờ.
• Khả năng chống nước, chống va đập tốt.
• Độ chính xác cao với GPS và WiFi.
• Giá thành rẻ, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.

4. Ứng dụng chấm công GPS ATTO

ATTO có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, mang đến cho khách hàng nhiều thông tin hữu ích. Phần mềm có thể cài đặt trong app (Android và iOS) hoặc trên web, với dung lượng linh hoạt. Phần mềm còn hỗ trợ quản lý thời gian và tạo ca mới.

Việc ứng dụng phần mềm chấm công GPS trong ngành vận tải nâng cao năng suất làm việc của tài xế thông qua việc giám sát chặt chẽ hoạt động của phương tiện. Đồng thời, phần mềm cũng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận hành, nâng cao an toàn cho người lao động. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của Shop1888.com đã giúp các doanh nghiệp vận tải có thể tìm ra giải pháp máy chấm công GPS hiệu quả và phù hợp với nhu cầu quản lý nhân sự của mình.