Cách bảo quản máy chấm công trong mùa mưa bạn không thể bỏ qua
Mùa mưa đã đến và việc đảm bảo máy chấm công của bạn hoạt động tốt và không bị hỏng là rất quan trọng. Dưới đây là những cách bảo quản máy chấm công trong mùa mưa hiệu quả cho các văn phòng và các doanh nghiệp một cách tốt nhất. Cùng Shop1888 tìm hiểu qua bài chia sẻ bên dưới.
Cách bảo quản máy chấm công trong mùa mưa
Máy chấm công là một trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự một cách dễ dàng và nhanh chóng. Ngày nay, hầu như văn phòng, công ty hay nhà xưởng nào cũng đều mua máy chấm công để phục vụ việc đơn giản hóa việc chấm công và giảm bớt nhân sự trong công đoạn này. Vào bất kỳ mùa nào trong năm, máy chấm công đều cần được bảo quản thật tốt, hãy áp dụng các biện pháp sau đây để bảo quản, bảo dưỡng máy chấm công trong mùa mưa này bạn nhé:
1. Đặt ở nơi khô ráo
- Đặt máy chấm công trong phòng có mái che, tránh tiếp xúc trực tiếp với mưa.
- Hạn chế đặt dưới sàn nhà trệt, dễ bị ngập nước. Nên đặt trên bàn/giá đỡ cao ráo.
- Khu vực đặt máy cần thông thoáng, lưu thông không khí tốt.
2. Sử dụng biện pháp chống ẩm
- Sử dụng tủ chống ẩm để bảo quản máy chấm công khi không sử dụng.
- Đặt túi hút ẩm chuyên dụng bên trong tủ để hấp thụ độ ẩm.
- Sử dụng quạt hút ẩm nếu cần thiết để làm khô không khí xung quanh máy.
3. Lắp đặt các thiết bị bảo vệ điện
- Lắp đặt thiết bị chống sét cho toàn bộ hệ thống điện của công ty.
- Sử dụng ổ cắm điện, dây dẫn điện có lõi thép chống sét lan truyền.
- Lắp thêm cầu dao, aptomat để ngắt mạch khi xảy ra sóng điện áp cao.
- Sử dụng thành bảo vệ EMI chống nhiễu từ trường cho máy.
4. Thường xuyên sao lưu dữ liệu
Sao lưu dữ liệu thường xuyên là biện pháp quan trọng để đảm bảo an toàn thông tin trên máy chấm công, tránh mất mát dữ liệu do hỏng hóc trong mùa mưa. Cụ thể:
- Thiết lập lịch sao lưu dữ liệu hàng ngày vào cuối giờ làm việc để đảm bảo dữ liệu được cập nhật.
- Sao lưu cả dữ liệu lên đám mây và thiết bị lưu trữ ngoài như ổ cứng, USB…để phòng khi mất kết nối mạng.
- Luôn kiểm tra tính toàn vẹn, độ hoàn chỉnh của dữ liệu đã được sao lưu bằng cách mở và so sánh với dữ liệu gốc.
- Lưu trữ các bản sao lưu tại nhiều nơi khác nhau để đảm bảo an toàn. Không nên để chung một nơi với máy chấm công.
- Định kỳ kiểm tra tình trạng các thiết bị lưu trữ, bảo quản cẩn thận các bản sao lưu.
5. Đào tạo nhân viên sử dụng máy chấm công
- Tổ chức đào tạo hướng dẫn sử dụng máy chấm công cho nhân viên, tránh trường hợp làm hỏng thiết bị. Đào tạo cần nhấn mạnh các lưu ý khi sử dụng máy trong điều kiện thời tiết ẩm ướt.
- Hướng dẫn nhân viên kiểm tra tình trạng máy, phát hiện và báo cáo kịp thời các dấu hiệu bất thường như màn hình hiển thị không rõ, máy bị chậm, không đọc được thẻ chấm công…
- Đào tạo kỹ năng xử lý sự cố cơ bản như khởi động lại máy, kiểm tra kết nối mạng, cách sao lưu và khôi phục dữ liệu trên máy chấm công.
- Nhấn mạnh nhân viên không được tự ý tháo lắp, sửa chữa máy chấm công khi gặp sự cố mà cần báo ngay cho bộ phận quản trị.
6. Vệ sinh máy thường xuyên
Vệ sinh máy chấm công thường xuyên là việc làm vô cùng cần thiết, giúp loại bỏ bụi bẩn, vi khuẩn và nấm mốc có hại. Cụ thể, bạn nên thực hiện theo quá trình sau:
- Sử dụng khăn mềm, sạch để lau chùi bề mặt vỏ ngoài của máy. Lưu ý không nên dùng khăn quá ướt để tránh đọng nước trong các khe hở, khiến thiết bị bị ẩm mốc.
- Dùng cồn y tế hoặc chất tẩy rửa nhẹ nhàng để lau sạch các phím bấm và màn hình. Tránh các hóa chất mạnh hay tẩy rửa có tính ăn mòn cao.
- Đặc biệt lưu ý vệ sinh các bộ phận dễ bám bẩn như đầu đọc thẻ/vân tay, khe cắm thẻ, microphone.
- Sau khi lau chùi, dùng khăn khô lau lại tất cả bề mặt để máy mau chóng khô ráo.
- Nên lập lịch vệ sinh định kỳ, ví dụ 2 lần/tuần để đảm bảo máy luôn sạch sẽ.
Vệ sinh thường xuyên giúp không gian sạch khuẩn, thông thoáng, ngăn ngừa các tác nhân gây hại cho máy móc. Bên cạnh đó, môi trường xanh sạch giúp nhân viên có sức khỏe tốt nhất, an tâm tập trung vào công việc. Có thể sử dụng những dịch vụ dọn dẹp của bên thứ ba để tiết kiệm thời gian. Doanh nghiệp dễ dàng sử dụng dịch vụ tổng vệ sinh của https://www.guvico.com/
Tầm quan trọng của việc bảo quản máy chấm công trong mùa mưa
Máy chấm công là thiết bị quan trọng để quản lý chấm công của nhân viên tại công ty, doanh nghiệp. Trong mùa mưa, nếu không được bảo quản tốt, máy chấm công rất dễ hư hỏng, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý chấm công.
Nếu máy chấm công gặp sự cố, quá trình chấm công của nhân viên sẽ bị gián đoạn, dữ liệu chấm công bị mất hoặc sai lệch. Điều này khiến công ty gặp khó khăn trong việc tính lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên.
Do đó, việc bảo quản máy chấm công đúng cách trong mùa mưa vô cùng quan trọng, giúp máy hoạt động ổn định lâu dài.
Những yếu tố tác động xấu tới máy chấm công trong mùa mưa
Trong mùa mưa, một số yếu tố thời tiết chính có thể ảnh hưởng xấu đến máy chấm công bao gồm:
Ẩm ướt
Độ ẩm cao làm máy chấm công dễ bị ẩm mốc, ngấm nước, gây hư hỏng các linh kiện điện tử bên trong.
Sét đánh và phóng điện
Sét đánh hoặc hiện tượng phóng điện trong không khí có thể gây quá áp cho các thiết bị điện, điện tử như máy chấm công, làm hỏng chúng.
Bụi bẩn
Trong mùa mưa, lượng bụi bẩn trong không khí tăng cao, có thể xâm nhập vào bên trong máy chấm công, gây ra hiện tượng chập mạch.
Ngoài ra, do thời tiết mưa ẩm, nấm mốc dễ phát triển và bám dính bên ngoài máy. Điều này cũng ảnh hưởng xấu đến tuổi thọ và hoạt động của thiết bị.
Như vậy, cách bảo quản máy chấm công trong mùa mưa, cần lưu ý bảo vệ phần cứng, vệ sinh thường xuyên, cập nhật phần mềm và sao lưu dữ liệu. Đào tạo nhân viên cách sử dụng đúng cách cũng là điều vô cùng quan trọng.Mua các sản phẩm máy chấm công thẻ giấy, máy chấm công vân tay thì vào địa chỉ trang chủ Shop1888.com để được hướng dẫn giới thiệu về các chính sách bảo hành khi mua hàng và cung cấp những tin tức mới nhất về máy nhé! Cảm ơn các bạn đã xem bài viết của chúng tôi!
