Cách cài đặt và hướng dẫn sử dụng máy chấm công bằng vân tay

Máy chấm công là thiết bị không thể thiếu trong hệ thống quản lý nhân sự của mọi doanh nghiệp. Để phát huy được tối đa hiệu quả, việc lựa chọn, lắp đặt và cài đặt máy chấm công cần được thực hiện một cách khoa học và chuẩn xác. Việc ứng dụng máy chấm công sẽ giúp đơn giản hóa quy trình chấm công, đồng thời đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong việc thống kê thời gian làm việc của nhân viên. Bài viết sau đây Shop1888 sẽ cung cấp những hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp sử dụng máy chấm công đúng chuẩn.

Máy chấm công vân tay là gì?

Máy chấm công bằng vân tay là loại máy nhận diện bằng sinh trắc học, cụ thể là phân biệt danh tính bằng dấu vân tay, ghi chép thời gian ra vào công ty của một cá nhân, nếu như người đó có dữ trong máy thì được xác nhận ngay lập tức.

Việc sử dụng máy chấm công hạn chế việc gian lận, làm giả dấu vân tay để điểm danh hộ, chấm công hộ.

Phân loại máy chấm công bằng vân tay 

Máy chấm công vân tay có 2 loại sau:

• Máy chấm công vân tay sử dụng công nghệ ánh sáng
• Máy chấm công vân tay sử dụng cảm biến điện dung

Hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng máy chấm công vân tay chi tiết

Có rất nhiều loại máy chấm công trên thị trường, trong đó máy chấm công bằng vân tay được ưa chuộng hơn cả. Nếu như bạn đang sở hữu một chiếc máy chấm công vân tay, bạn nên xem qua bài viết này để nắm được cách sử dụng máy cũng như những lưu ý để máy có tuổi thọ lâu hơn.

Dưới đây là hướng dẫn lắp đặt máy chấm công chung cho các hãng Ronald Jack, Wise Eye, Mita, Gigata, Osin, ZKteco…

Hướng dẫn lắp đặt máy chấm công

Bước 1:  Lưu ý khi lựa chọn vị trí lắp đặt máy chấm công vân tay

• Lắp tại nơi ra vào, thuận tiện cho việc chấm công lúc In và Out
• Nơi lắp nên thuận tiện cho việc kéo dây mạng từ máy chấm công đến switch chia mạng
• Gần ổ điện để lấy nguồn điện cho máy chấm công.
• Cắm nguồn adapter cho máy chấm công
• Bấm phía đầu dây mạng RJ45 và cắm vào phần Port Erthenet nằm phía dưới máy chấm công
• Đầu còn lại của dây mạng cắm vào bộ chia mạng (router, switch, modem…)

Bước 2: Các bước lắp đặt máy chấm công vân tay

• Khoan bắt máy lên tường.
• Đảm bảo mạng LAN hoạt động tốt
• Chắc chắn rằng switch/hub còn dư cổng để kết nối.
• Nếu lắp ngoài trời thì lưu ý làm hộp hoặc khung che chắn khỏi thời tiết, tránh để ánh sáng chiếu trực tiếp vào phần sensor của máy chấm công vân tay.

Bước 3: Xác định IP LAN trên máy tính cài phần mềm chấm công

• Nhấn tổ hợp phím “Windows + R” đánh “cmd” nhấn OK hoặc Enter
• Đánh “ipconfig” vào cửa sổ cmd nhán Enter
• Tiến hành cài đặt IP trên máy chấm công để kết nối với phần mềm chấm công trên máy tính. 
• Nhấn vào “M/Ok” hoặc “Menu”
• Chọn “Thiết lập liên Kết” ( Kết Nối) 
• Chọn “Mạng” hoặc “Ethernet”  
• Nhập địa chỉ IP vào máy chấm chấm công

Ví dụ: IP là 192.168.1.101 thì mình đặt IP trên máy chấm công là 192.168.1.201. 

Trên phần mềm chấm công vào phần  “khai báo máy chấm công” , phải đặt IP là 192.168.1.201.

Hướng dẫn chi tiết cách cài đặt máy chấm công vân tay

B1: Đăng ký dấu vân tay mới lên máy chấm công vân tay

• Từ bàn phím máy chấm công bạn bấm và giữ khoảng 5 giây phím “M/Ok”, màn hình hiển thị menu của máy chấm công. 
• Máy sẽ hiển thị hình 1 chìa khóa và dòng chữ “Xác nhận mật mã 1” lúc đó, đặt vân tay của người được đăng ký làm quản lý trên máy chấm công.
• Chọn mục “1.Qlý Nviên” (Quản lý nhân viên) -> M/Ok.
• Sau đó màn hình sẽ hiển thị hai mục “Nviên mới”(Nhân viên mới) và “Quản lý”.
• Bạn chọn mục “Nviên mới” -> “Đk Vtay” (đăng ký vân tay) -> bấm phím đồng ý(M). Màn hình sẽ hiển thị màn hình đăng ký dấu vân tay. 
• Nhân viên mới đặt ngón tay sử dụng để chấm công vào phần sensor (Chỗ cảm biến vân tay, lăng kính) 03 lần, sau mỗi lần tiếng tít báo hiệu, đặt ngón tay sao cho cân, chuẩn và hơi ấn tay vào lăng kính, khi đó máy chấm công làm nhiệm vụ soi và chụp vân tay của người đó. 
• Sau khi lấy được vân tay, nếu muốn lấy dấu vân tay thứ 2 bấm M/Ok
• Bấm Esc để quay về màn hình chính “Nviên mới”
• Bạn di chuyển mũi tên xuống nút Đồng ký (M/<-) ->  M/Ok -> bạn bấm Esc để thoát ra khỏi màn hình menu. 
• Nhân viên mới đăng ký vân tay dùng thử máy chấm công, nếu máy báo “Xin cảm ơn” là đã đăng ký thành công.

Lưu ý: Vân tay dùng để đăng ký không được bị trầy xướt, ướt, không rõ ràng. 

B2: Thêm thông tin nhân viên mới trên phần mềm chấm công

• Mở phần mềm chấm công đã được cài trên máy tính của bạn.
• Từ thanh Menu chọn Máy chấm công -> Kết nối với máy chấm công với máy tính, lúc này màn hình sẽ hiện thị “Giao diện mục kết nối với máy chấm công”
• Tại tab 1-Nhân viên từ MCC -> CSDL (Tải nhân viên từ máy chấm công về cơ sở dữ liệu).
• Bấm “Duyệt” -> “Cập nhật vào cơ sở dữ liệu”. Màn hình sẽ hiện ra 1 thông báo.
• Bạn bấm tích chọn toàn bộ chỉ trừ “cập nhật khuôn mặt”, “nhân viên có trên CSDL” -> bấm nút “Thực hiện”.
• Sau khi thực hiện tải nhân viên mới về -> tắt bảng kết nối với máy chấm công.
• Tiếp theo, bạn chọn “menu Dữ liệu” -> bấm chọn “Quản lý nhân viên”
• Tại cửa sổ “Quản lý nhân viên”, phía bên trên “công ty” của bạn có 1 dòng kẻ ngang chứa thông tin của các nhân viên mới đăng ký ở máy chấm công vừa tải về.
• Bạn bấm vào cột Tên nhân viên để đổi Họ và tên cho nhân viên mới tại cột “Tên C.Công” 
• Xem ví dụ với mã nhân viên 001: Tên nhân viên: Trần A, Tên C.Công: Nguyễn B
• Sau khi đổi xong tên, bạn tích chuột chọn vào trước mã nhân viên, sau đó bấm vào nút “Đổi phòng ban” -> chọn phòng ban phù hợp hoặc bấm vào “công ty” rồi bấm chuột vào dòng chữ: “Chọn một phòng ban rồi nhấp chuột tại đây”
• Tiếp theo, từ menu bạn vào “Chấm công” -> “Sắp xếp lịch trình cho nhân viên”. 
• Bạn tìm đến bộ phận mà nhân viên mới bạn vừa chuyển đến, sau khi cập nhật lịch làm việc cho nhân viên đó -> “Cập nhật”

Như vậy là xong hoàn toàn quá trình cài đặt dấu vân tay cho nhân viên mới.

Hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công vân tay

Việc sử dụng máy chấm công vô cùng đơn giản, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bạn chỉ cần đặt tay lên phần cảm biến quét mã vân tay.
• Trong thời gian 1s là đã hoàn thày xong việc xác định danh tính cũng như chấm công cho bạn.
• Trong trường hợp không lấy được dấu vân tay bạn nên sử dụng dấu vân tay khác (có đăng ký) hoặc lau sạch ngón tay.

Những lưu ý khi sử dụng máy chấm công vân tay

Khi sử dụng máy chấm công bằng vân tay bạn nên lưu ý những vấn đề sau:

• Lắp đặt máy nơi khô thoáng, không ẩm ướt, chịu tác động của môi trường.
• Nên thường xuyên lau chùi, bảo quản vệ sinh máy để máy được bền hơn
• Sau khi nhân viên cũ nghỉ việc nên xóa dữ liệu để giải phóng bộ nhớ.
• Khi sử dụng nên để tay sạch sẽ, không dính bụi bẩn, ẩm ướt.
• Tránh va đập cho máy.

Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp cho bạn về hướng dẫn các sử dụng máy chấm công bằng vân tay đã giúp bạn có thể sử dụng công cụ chấm công này một cách thuần thục hơn. Nếu bạn chưa thực sự tự tin hãy liên hệ với Shop1888. Chúng tôi rất hân hạnh khi được hỗ trợ và tư vấn bạn trong quá trình lựa chọn, lắp đặt và sử dụng máy chấm công.