Máy chấm công thẻ giấy hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng trong khâu quản lý nhân sự để có thể quản lý nhân viên chính xác và hiệu quả. Tuy nhiên, việc cài đặt máy chấm công thẻ giấy cần được thực hiện đúng quy trình để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, giúp quản lý chấm công nhân viên một cách khoa học và chính xác. Bài viết dưới đây Shop1888 sẽ hướng dẫn các bạn cài đặt và sử dụng máy chấm công này!

1. Máy chấm công thẻ giấy là gì?

Máy chấm công thẻ giấy là loại máy dùng thẻ giấy để chấm công cho nhân viên của các doanh nghiệp. Cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy này rất đơn giản khi bạn chỉ cần dùng thẻ giấy dập lên máy là có thể in và sao lưu thời gian đến và thời gian ra về của nhân viên.

Phương pháp hoạt động của máy chấm công thẻ giấy là ở trên những chiếc thẻ giấy của nhân viên người ta sẽ chia sẵn 30 ngày trong tháng (thường là 15 ngày trên một mặt giấy) bao gồm những thông tin cơ bản của nhân viên như tên, chức vụ, thời gian ra vào làm việc, làm tăng ca, thêm giờ, … Khi chấm công thì nhân viên chỉ cần đưa thẻ giấy đã được phát vào máy chấm công, máy sẽ in thời gian chấm công lên ô tương thích trên giấy, thế là đã chấm công xong rồi.

2. Hướng dẫn cài đặt máy chấm công thẻ giấy

Khác với máy chấm công vân tay, nếu muốn sử dụng máy chấm công thẻ giấy được thì bạn cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng các thông tin hướng dẫn cài đặt máy chấm công thẻ giấy qua các phím chức năng trên máy. Các phím chức năng của máy chấm công thẻ giấy bao gồm:

Từ phím F1 đến phím F5 là các phím chức năng.
Phím E là phím Enter, dùng để lưu lại thông tin nhân viên vừa chấm công.
Phím PRO là phím lựa chọn chương trình chấm công
Phím + là phím dùng để tăng một giá trị
Phím – là phím dùng để giảm một giá trị

2.1. Cách cài đặt thời gian cho máy chấm công thẻ giấy

Cài đặt ngày – tháng – năm cho máy chấm công

Để có thể cài đặt ngày tháng năm cho máy chấm công thẻ giấy, đầu tiên hãy nhấn phím F1. Trên màn hình của máy chấm công sẽ hiện lên các con số tương ứng với thứ tự Năm – Tháng – Ngày – Thứ mà máy đang lưu.
Giả dụ trên màn hình máy đang hiển thị 19 – 12 – 10, Tu (thứ 3, ngày 10 tháng 12 năm 2019). Và ta cần cài đặt lại ngày là 19 – 12 – 29, Su. Khi này nếu muốn thay đổi ngày tháng thì bạn cần thực hiện thao tác với các phím E, phím + và phím -.
Nhấn phím E thì số 19 sẽ nhấp nháy, khi này nhấn phím + thì 19 sẽ nhảy lên 20, phím – thì nhảy xuống 18. Tiếp tục nhấn phím E thì nhấp nháy sẽ nhảy sang số, nếu muốn thay đổi tháng bạn hãy ấn phím + hoặc -.
Cứ nhấn phím E thì sự nhấp nháy sẽ nhảy đến những con số mà bạn muốn thay đổi.
Cài đặt giờ:
Để thay đổi giờ bạn hãy nhấn phím F2
Trên màn hình hiển thị theo thứ tự sau kiểu hiển thị giờ – giờ – phút
Giả dụ trên màn hình hiển thị 24 15 54 (15 giờ 54 phút, kiểu hiển thị 24) và ta cần cài đặt lại là 07 giờ 15 phút.
Trên màn hình số 24 đang nhấp nháy, nhấn phím E để sự nhấp nháy chuyển sang 15 (16 giờ), ta phấm phím – để được 07 và nhấn phím E, sự nhấp nháy lại chuyển sang 54 (54 phút) và lại nhấn tiếp phím – để được 15 và nhấn phím E, lúc này trên màn hình không hiển thị gì cả.

2.2 Một số cài đặt khác

Bên cạnh việc cài đặt giờ, ngày tháng năm bạn có thể thực hiện một vài cài đặt khác trên máy chấm công thẻ giấy bằng những thao tác rất đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn cài đặt máy chấm công thẻ giấy để cài đặt các thông số khác.

Cài đặt thời gian đổ chuông

Nhấn phím PRO.
Màn hình chuyển sang P2.
Nhấn F1.
Màn hình xuất hiện số 03 (03 giây).
Giả sử ta cần cài đặt lại 05 giây.
Bấm phím + để được 05 và nhấn phím E để lưu lại, lúc này màn hình không hiển thị gì cả.

Cài đặt giờ đổ chuông

Nhấn phím PRO để màn hình chuyển sang P2.
Sau đó, nhấn phím F2.
Màn hình hiển thị 01 55 55 (01 là số thứ tự chương trình đổ chuông, 55 55 là giờ và phút).
Giả sử cài đặt lúc 6h30 và 12h00 đổ chuông
Lúc này số 01 nhấp nháy và nhấn phím E, sự nhấp nháy chuyển sang 55 và nhấn phím + để được 06, sau đó nhấn phím E, lúc này sự nhấp chuyển sang 55 tiếp tục nhấn phím + để được 30 và nhấn phím E; rồi tiếp tục nhấn phím E, lúc này màn hình chuyển sang 02 55 55.

Tiếp tục cài đặt đổ chuông thứ 2 vào lúc 12h00 bằng các thao tác như trên.

Cài đặt đổi màu ruy băng

Giả sử cài đặt vào lúc 07h30 bắt đầu in màu đỏ – lúc 11h30 bắt đầu in màu xanh.
Nhấn phím PRO để màn hình chuyển sang P2.
Nhấn phím F3.
Màn hình hiển thị 01 55 55 (01 số thứ tự chương trình – số lẻ là chỉ in màu đỏ, số chẵn là in màu xanh, 55 55 chỉ giờ và phút).
Lúc này số 01 nhấp nháy và nhấn phím E, sự nhấp nháy chuyển sang 55 và nhấn phím + để được 07 sau đó nhấn phím E, lúc này sự nhấp chuyển sang 55 tiếp tục nhấn phím + để được 30 và nhấn phím E; rồi tiếp tục nhấn phím E, lúc này màn hình chuyển sang 02 55 55.

Ta tiếp tục cài đặt giờ in màu xanh lúc 11h30 bằng các thao tác như trên.

Cài đặt giờ dịch cột

Giả sử cài đặt lúc 06h30 bắt đầu dịch sang cột 1 – lúc 10h30 bắt đầu dịch sang cột 2.
Nhấn phím PROđể được P2.
Sau đó nhấn phím F4.
Màn hình hiển thị 55 55 55 (chỉ thị vị trí cột, giờ và phút).
Số 55 đầu tiên chỉ thị vị trí cột, nếu nhấn phím + hay phím – nó sẽ thay đổi như sau: 11 chỉ thị cột 1, 12 chỉ thị cột 2, 13 chỉ thị cột 3, 14 chỉ thị cột 4, 15 chỉ thị cột 5, 16 chỉ thị cột 6, …
Lúc này số 55 đầu tiên nhấp nháy và nhấn phím + để được 11 rồi nhấn phím E, sự nhấp nháy chuyển sang 55 kế tiếp và nhấn phím + để được 06 rồi nhấn phím E, sự nhấp nháy chuyển sang 55 cuối cùng và nhấn phím + để được 30 rồi nhấn phím Evà nhấn tiếp phím E một lần nữa, màn lại xuất hiện 55 55 55.

Ta tiếp tục cài đặt thời gian ở cột hai như những bước mà ta đã cài đặt ở cột 1.

Bài biết trên đây là hướng dẫn cài đặt máy chấm công thẻ giấy cho các dòng model thông dụng là Ronald Jack RJ-2200, Wise Eye WSE-2600, Umei-2300, … Việc nắm vững cách cài đặt máy chấm công thẻ giấy sẽ giúp cho bạn cài đặt nhanh chóng và thành công máy chấm công thẻ giấy. Nếu các bạn còn bất cứ thắc mắc gì cần được giải đáp thì đừng ngần ngại gì mà hãy liên hệ ngay với Shop1888 để được hỗ trợ.