Máy chấm công thẻ giấy vẫn được sử dụng phổ biến tại nhiều công ty, doanh nghiệp hiện nay. Loại máy chấm công này hoạt động dựa trên nguyên lý nhân viên sử dụng thẻ từ có gắn mã số cá nhân để quét vào máy khi bắt đầu và kết thúc ca làm việc. Thông qua việc quét thẻ, máy chấm công sẽ ghi nhận chính xác thời gian làm việc của mỗi nhân viên. Nhưng bạn đã biết những cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy như thế nào cho đạt hiệu quả nhất chưa? Cùng Shop1888 tìm hiểu ngay nhé!

1. Máy chấm công thẻ giấy là gì?

Máy chấm công thẻ giấy là thiết bị được sử dụng phổ biến để ghi lại thời gian làm việc của nhân viên trong các công ty, doanh nghiệp. Máy hoạt động dựa trên nguyên lý nhận diện thẻ từ cho mỗi nhân viên. Khi đến và tan làm, nhân viên chỉ cần đưa thẻ gần vùng đọc thẻ của máy là có thể ghi lại chính xác thời gian chấm công. Nhờ đó, máy chấm công thẻ giấy giúp quản lý chấm công khoa học, chống gian lận chấm công hiệu quả.

Có thể thấy được máy chấm công thẻ giấy là loại máy dễ sử dụng nhất vì nó không cần đến khai báo thẻ hay vân tay khi chấm công. Thiết bị này thích hợp với các mô hình quy mô nhỏ như nhà hàng, xí nghiệp, văn phòng… Để mua máy chấm công chính hãng, giá rẻ tại TPHCM, bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và báo giá chi tiết nhất.

2. Ưu và nhược điểm của máy chấm công bằng thẻ giấy

2.1.Ưu điểm:

Với những máy chấm công khác thì việc tổng kết dữ liệu phải dựa trên phần mềm rất phức tạp phải có máy tính để thực hiện việc tổng kết. Thay vì mất nhiều công sức như vậy thì máy sẽ tự động chấm công sau mỗi lần nhân viên quẹt thẻ vào máy, lúc này máy sẽ in ra một tờ giấy chấm công gồm những hạng mục giờ giấc và tổng kết công ở phần dưới, như lúc chúng ta đi ăn ở nhà hàng khi thanh toán vậy.
Sử dụng hai hình thức in giấy, nhưng tất cả đều nhận thẻ giấy của nhân viên.
Đối với một số máy sở hữu màn hình LCD lớn có thể hiển thị thay đổi màu khi nhân viên đi muộn về sớm.
Bên cạnh đó nhằm nhấn mạnh lúc nhân viên đi muộn hay về sớm mà máy sẽ in ra một mài mực khác nhau.
Máy chấm công thẻ giấy có thể phân biệt được thẻ in và tránh tình trạng in sai ngày công của nhân viên.
Việc lắp đặt cũng rất đơn giản gọn nhẹ vì không cần dùng đến phần mềm chấm công, không cần phải kết nối với máy tính qua đó giảm thiểu được phần nhiều chi phí phát sinh về sau như bảo dưỡng, sữa chữa hay tháo lắp sản phẩm.
Giá thành máy chấm công bằng thẻ giấy rất rẻ hơn so với các loại máy chấm công khác, có thể nói không có sản phẩm nào có mức giá rẻ hơn thiết bị chấm công bằng thẻ giấy. Với tầm giá vỏn vẹn trong 2 triệu đồng thì đã có thể sở hửu một máy chấm công bằng thẻ giấy, không có chi phí đi kèm vì vây mà đại đa số các doanh nghiệp tin dùng và hài lòng về sản phẩm.
Cách thức sử dụng cũng đơn giản hơn nhiều so với các loại máy chấm công khác, chỉ cần quẹt thẻ vào máy là xong, không cần phải cung cấp hình ảnh chân dung hay dấu vân tay như các máy chấm công khác, giảm thiểu thời gian.
Chưa hết, máy chấm công bằng thẻ giấy còn có chức năng báo động, cảnh báo hết thời gian làm, hết ca ở xưởng hay công ty, có thể lặp lại 24 lần một ngày rất tiện ích cho người dùng.
Tốc độ in của máy cũng cực kỳ nhanh với thời gian chấm công chỉ vỏn vẹn rơi vào 1s/người, máy còn có thiết kế gọn nhẹ nên có thể cầm đi tuỳ ý mà không lo sợ bị hỏng hóc và có thể sử dụng bình thường mọi lúc.

2.2. Một vài nhược điểm của máy chấm công bằng thẻ giấy:

Không đảm bảo được tính an toàn cũng như trung thực vì có thể giả mạo bằng cách chấm công hộ.
Nếu như bản quản không tốt thì thẻ có thể bị rách, ướt.
Tốn chi phí cho mực và làm thẻ giấy.
Chỉ sử dụng cho chấm công từ 200 đến 500 nhân viên.
Việc tổng hợp dữ liệu chấm công được thực hiện hoàn toàn bằng thủ công nên rất mất thời gian dẫn đến sai sót.

3. Tìm hiểu những phím chức năng trên máy chấm công thẻ giấy

Bạn có thể dựa vào những phím chức năng để cài đặt máy chấm công thẻ giấy theo những hướng dẫn dưới đây:

Phím F1 đến F5 là dãy phím chức năng
Phím E dùng để lưu lại
Phím PRO dùng để chọn chương trình phù hợp
Phím + – là dùng để tăng giảm một giá trị
Để cài đặt ngày, tháng, năm cho thiết bị, nhấn phím F1. Lúc này màn hình máy chấm công sẽ hiện lên các con số tương ứng với Ngày – Tháng – Năm mà máy đã lưu sẵn trong bộ nhớ. Nếu muốn thay đổi ngày tháng năm, bạn hãy thực hiện các thao tác với các phím E, phím + và phím -. Ví dụ như: màn hình đang hiển thị 01 – 02 – 18 thì bạn hãy làm như sau để điều chỉnh:
Nhấn phím E: số 01 sẽ nhấp nháy
Nhấn phím + thì 01 sẽ nhảy lên 02, nếu nhấn phím – thì sẽ nhảy xuống 31 hay 30.
Tiếp tục nhấn phím E, thì số 02 sẽ nhấp nháy, nếu muốn thay đổi năm bạn hãy nhấn phím + hoặc –
Cứ tiếp tục nhấn phím E sự nhấp nháy sẽ nhảy đến những con số mà bạn muốn điều chỉnh.
Để cài đặt thời gian, nhấn phím F2 lúc này màn hình sẽ hiển thị các con số theo thứ tự giờ-phút với định dạng 24h.
Cài đặt khoảng thời gian đổ chuông: đè phím PRO cho đến khi màn hình chuyển sang P2 và nhấn F.
Cài đặt giờ đổ chuông: nhấn phím PRO để màn hình chuyển qua P2 và nhấn F2.
Cài đặt đổi màu ruy băng: nhấn phím PRO để chuyển màn hình qua P2 vầ nhấn F3
Cài đặt giờ chuyển cột: nhấn phím PRO đến khi chuyển sang P2 và nhấn F4.

Tìm hiểu những phím chức năng trên máy chấm công thẻ giấy

4. Một số kiểu máy chấm công bằng thẻ giấy

Trên thị trường hiện nay có hai loại cơ bản là in búa và in kim. Dựa trên hai thể loại in ấn này mà ra thẻ tương ứng là thẻ mỏng và thẻ dày.

Máy in kim thường sử dụng loại thẻ tương ứng là thẻ mỏng có lỗ khuyết và cài đặt thêm để sử dụng cho cả loại giấy không có lỗ khuyết.
Máy in búa thường sử dụng loại thẻ dày không có lỗ khuyết và cũng có thể sử dụng cả cho loại thẻ mỏng.

Dù là máy in kim hay là in búa thì tất cả đều có chức năng tự động nhận mặt thẻ, tự động chuyển đến cột tương ứng khi tới giờ quy định, lưu trữ toàn bộ dữ liệu trong suốt thời gian sử dụng, có cả chức năng nhạc chuông báo giờ, có thể kết nối đến loa ngoài, trong máy có pin dự phòng đề phòng lúc mất điện, tuổi thọ máy cao bên cạnh đó thời gian bấm thẻ cũng nhanh do tốc độ in nhanh chóng và không có trường hợp bị đơ máy.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hãng sản xuất máy chấm công thẻ giấy nhưng người dùng nên lựa chọn của những hãng uy tín để sử dụng, tránh trường hợp “tiền mất tật mang”. Một số hãng được người dùng tin tưởng mà bạn có thể tham khảo như: Máy chấm công thẻ giấy Ronald Jack RJ2200N, Wise Eye, Kingspower KP210AB;…

Qua bài viết này Shop1888 mong các bạn đã biết Cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy và lựa chọn được sản phẩm tốt nhất phù hợp với nhu cầu nơi làm việc của công ty mình.