Việc quên chấm công vân tay lúc về là một vấn đề thường gặp trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng như ảnh hưởng đến tính chính xác của hệ thống chấm công, làm giảm lương tháng của nhân viên và thậm chí làm ảnh hưởng đến kỷ luật lao động. Bài viết này Shop1888 sẽ hỗ trợ bạn đưa ra những giải pháp cho việc quên chấm công cho nhân viên công ty.

Vì sao nhân viên quên chấm công vân tay lúc về?

Chấm công là một công việc hàng ngày quan trọng trong việc tính toán lương hàng tháng của nhân viên. Tuy nhiên, có rất nhiều lý do khiến nhân viên quên chấm công, bao gồm cả những lý do chủ quan và khách quan.

Lý do chủ quan có thể là do tình trạng vội vã khi đến hoặc rời khỏi công ty, hoặc do thói quen quên chấm công. Ngoài ra, cũng có thể là do nhân viên muốn tranh thủ thời gian làm việc khác trước khi ra chấm công, nhưng lại quên khi đông người xếp hàng đã giảm.
Lý do khách quan có thể là máy chấm công bị lỗi nhận diện, những nhân viên không biết và không thể tự kiểm tra xem ngày công của mình đã được ghi nhận hay chưa. Nguyên nhân khác có thể là do đường truyền mạng của công ty không ổn định, dẫn đến việc hệ thống không ghi nhận hoặc hiển thị đầy đủ dữ liệu khi nhân viên chấm công.

Vì vậy, việc quên chấm công có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau, và phải được giải quyết tùy vào từng trường hợp cụ thể. Công ty có thể đầu tư vào một hệ thống chấm công hiện đại và đảm bảo đường truyền mạng ổn định, đồng thời tăng cường giáo dục và nhắc nhở nhân viên về tầm quan trọng của việc chấm công.

Vì sao nhân viên quên chấm công vân tay lúc về?

Hậu quả khi quên chấm công

Việc quên chấm công đúng là gây ra nhiều hậu quả không mong muốn và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.

Thứ nhất, việc quên chấm công dẫn đến ngày công không được ghi nhận đầy đủ, gây thiệt hại về mặt tài chính cho nhân viên. Những ngày công bị thiếu sẽ dẫn đến lương bị giảm, hay thậm chí là không nhận được lương cho những giờ làm việc thực tế.
Thứ hai, việc quên chấm công thường xuyên sẽ ảnh hưởng đến nề nếp, văn hóa lao động của doanh nghiệp. Nếu nhân viên thường xuyên quên chấm công, điều này sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến động lực và trách nhiệm của nhân viên. Đồng thời, cũng làm cho doanh nghiệp bị mất đi sự chuyên nghiệp và tính kỷ luật trong quản lý nhân sự.
Thứ ba, việc quản lý chấm công trở nên khó khăn và lộn xộn, dẫn đến sự khó khăn trong việc đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên, từ đó ảnh hưởng đến quản lý và phân chia công việc cho nhân viên trong tương lai.

Xem thêm: Hướng Dẫn Chi Tiết Reset Máy Chấm Công Ronald Jack Siêu Dễ Làm

Cách khắc phục tình trạng quên chấm công vân tay lúc về

Việc giảm thiểu những lý do khiến nhân viên quên chấm công là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quản lý nhân sự. Có một số giải pháp để giảm thiểu những lý do này:

Trao quyền chủ động quản lý chấm công cho nhân viên: Nhân viên sẽ được trao quyền theo dõi dữ liệu chấm công của mình theo thời gian thực. Nhờ vậy, họ có thể sớm phát hiện ra việc quên chấm công và chủ động thực hiện các bước bù công tiếp theo. Điều này cũng giúp tăng tính chủ động và trách nhiệm của nhân viên.
Hiện đại hóa quy trình chấm công: Có thể sử dụng các hình thức chấm công hiện đại hơn như chấm công bằng điện thoại di động, nhận diện khuôn mặt, hoặc chấm công bằng camera AI. Các hình thức này có thể giúp tránh được những lỗi như máy chấm công bị lỗi nhận diện, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác.
Tự động hóa quy trình tổng hợp, xử lý bảng công: Việc tự động hóa quy trình tổng hợp và xử lý bảng công sẽ giúp giảm thiểu sai sót do con người gây ra. Công ty có thể sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự để tự động hóa quy trình này.

Những cách giải quyết vấn đề quên chấm công vân tay lúc về

Sử dụng chuông/ nhạc báo hiệu chấm công

Cài đặt chuông hoặc nhạc báo hiệu tự động trên hệ thống âm thanh của công ty là một giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả để nhắc nhở nhân viên nhớ chấm công. Điều này có thể được thực hiện thông qua hệ thống quản lý nhân sự hoặc phần mềm chấm công của công ty.

Quy định chấm công

Để xử lý tình trạng quên chấm công, mỗi công ty sẽ có những quy định khác nhau về hình thức thưởng phạt. Vì vậy, trước khi xử lý tình huống này, bạn cần phải hiểu rõ những quy định chung tại doanh nghiệp mình đang làm việc. Dưới đây là một số ví dụ về cách quản lý quên chấm công trong các công ty:

Các công ty có thể yêu cầu nhân viên điền thông tin theo mẫu có sẵn (ví dụ file excel, mẫu đơn,…) và được xác nhận bởi lãnh đạo trực tiếp trong khoảng thời gian cho phép (1, 3, 5 ngày kể từ khi quên chấm công). Sau đó, bên hành chính nhân sự sẽ bổ sung ngày công cho bạn.
Đa số các công ty chỉ cho phép nhân viên xác nhận quên chấm công 1-2 lần/tháng. Nếu bạn quên nhiều hơn vậy, những ngày công đó sẽ bị mất khi tính lương cuối tháng.
Một số doanh nghiệp nhỏ có các quy định tương đối dễ chịu. Bạn chỉ cần báo ngay lại với bên phụ trách ngay khi nhận ra mình quên chấm công hoặc trước khi hoàn thành bảng lương, bạn sẽ nhận được một bảng xác nhận chấm công trong tháng. Lúc này, bạn chỉ cần xin xác nhận từ quản lý trực tiếp và gửi yêu cầu thay đổi.

Xem thêm: TOP 5 Dòng Máy Chấm Công Ronald Jack Nổi Bật Nhất Hiện Nay

Tạo ghi chú trên bàn làm việc

Các cách trên chỉ là hình thức cứu trợ khi bạn phát hiện ra mình quên chấm công. Tuy nhiên, để giải quyết triệt để vấn đề này, tốt nhất là bạn nên áp dụng hình thức nhắc nhở để giúp mình ghi nhớ việc phải chấm công đầy đủ hàng ngày.

Hãy sử dụng giấy note và dán chúng tại nơi bắt mắt, dễ nhìn nhất, ví dụ như trên tường ngay trước mặt hoặc góc màn hình máy tính cá nhân. Nếu bạn sử dụng laptop, bạn có thể dán giấy note lên mặt laptop. Ngay khi bạn kết thúc công việc và gập máy lại, ghi chú sẽ lập tức đập vào mắt bạn và giúp bạn nhớ việc chấm công.

Tạo ghi chú trên bàn làm việc về việc chấm công

Tạo nhắc nhở trên điện thoại

Đôi khi chúng ta có thể đãng trí tới mức quên việc chấm công, ngay cả khi có ghi chú nhắc nhở tại bàn làm việc. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên tạo nhắc nhở chấm công trên điện thoại của mình và thiết lập nhiều lần nhắc nhở trong ngày để đảm bảo không quên việc chấm công.

Cách đầu tiên là thiết lập nhắc nhở tại thời điểm tan làm (ví dụ 18h00). Khi nhận được thông báo đi chấm công, bạn có thể đứng dậy ngay lập tức và đi chấm công, sau đó quay trở lại bàn làm việc tiếp tục công việc.
Cách thứ hai là thiết lập nhắc nhở quanh thời điểm bạn thường ra về (ví dụ 17h00). Nhắc nhở này đề phòng trường hợp bạn quá bận rộn và chưa thể đứng dậy để đi chấm công khi nhận được thông báo nhắc nhở lần đầu tiên, ví dụ như có cuộc họp đột xuất.

Sử dụng biển báo nhắc chấm công ngay trước cửa ra về

Đôi khi, dù đã sử dụng nhạc hoặc chuông báo hiệu, nhưng vẫn có nhân viên bị mải mê công việc và quên chấm công sau đó. Để giúp nhân viên không quên việc chấm công, doanh nghiệp có thể dán các bảng hiệu nhắc chấm công tại các khu vực cửa ra vào và ra về.

Các bảng hiệu có thể được đặt ở các vị trí dễ thấy, như cửa ra vào, cửa thang máy, hoặc khu vực tiếp tân, để nhắc nhở nhân viên phải chấm công trước khi ra về. Bảng hiệu nên được thiết kế đơn giản, dễ hiểu và có kích thước lớn để dễ dàng nhìn thấy.

Bài viết trên đây Shop1888 đã chia sẻ với bạn những thông tin liên quan đến việc quên chấm công vân tay lúc về. Hy vọng với những chia sẻ này sẽ giúp bạn hiểu được những hậu quả của nó và có thêm cách khắc phục cho tình trạng quên chấm công này.