Tính năng kết nối mạng của máy chấm công cho phép truyền dữ liệu chấm công của nhân viên từ thiết bị chấm công tới máy chủ xử lý tập trung. Các giao thức kết nối phổ biến được sử dụng là Ethernet, WiFi hoặc 3G/4G. Sau khi được truyền về, dữ liệu chấm công sẽ được phần mềm quản lý chấm công xử lý, thống kê và lưu trữ một cách tập trung. Cùng Shop1888 tìm hiểu sau hơn nhé!

Cách thức hoạt động của máy chấm công đa năng

Máy chấm công thường được trang bị tính năng kết nối với máy tính thông qua mạng dữ liệu để có thể đồng bộ dữ liệu chấm công lên máy chủ và kết nối với hệ thống quản lý. Cụ thể, máy chấm công đa năng kết nối mạng hoạt động như sau:

Nhân viên chấm công bằng vân tay, thẻ từ hoặc mã PIN.
Thông tin chấm công được lưu trữ trong bộ nhớ của máy chấm công.
Máy chấm công đồng bộ dữ liệu đến máy chủ qua mạng internet hoặc cục bộ.
Quản trị viên có thể xem báo cáo và quản lý dữ liệu chấm công từ xa thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng.
Phần mềm có thể tích hợp với hệ thống nhân sự để tự động cập nhật dữ liệu lên hệ thống.
Các cảnh báo và thông báo có thể được gửi tự động dựa trên dữ liệu chấm công.

Lựa chọn kết nối phù hợp

Khi chọn mua máy chấm công, bạn cần cần xem xét:

Quy mô công ty: số lượng nhân viên, số văn phòng/chi nhánh.
Môi trường mạng: kết nối internet sẵn có, mạng LAN/WAN.
Yêu cầu bảo mật: các giao thức mã hóa, quyền truy cập dữ liệu.
Ngân sách: chi phí cho thiết bị và dịch vụ.
Khả năng mở rộng: nhu cầu tăng nhân viên hoặc chi nhánh trong tương lai.
Tích hợp hệ thống: Kết nối với phần mềm nhân sự hiện tại.

Tính năng kết nối mạng của máy chấm công

Tính năng kết nối mạng của máy chấm công mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

Tiết kiệm thời gian: Dữ liệu chấm công được cập nhật tự động, không cần nhập thủ công.
Chính xác hơn: Giảm sai sót so với ghi chép thủ công.
Kiểm soát tốt hơn: Các báo cáo có thể được trích xuất dễ dàng để giám sát nhân viên.
Tiện lợi: Quản lý có thể truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi thông qua mạng.
Bảo mật: Mật khẩu và quyền truy cập có thể được cài đặt để bảo vệ dữ liệu.
Tích hợp: Có thể đồng bộ dữ liệu chấm công với phần mềm nhân sự.

Các phương thức kết nối phổ biến

Máy chấm công đa năng thường hỗ trợ các tính năng kết nối sau:

Kết nối LAN: Sử dụng cáp mạng để kết nối với mạng cục bộ.
Kết nối WIFI: Cho phép kết nối không dây tới mạng WIFI.
Cổng USB: Xuất dữ liệu sang USB.
Kết nối đám mây: Cho phép truy cập dữ liệu từ xa thông qua internet.
Kết nối PC: Sử dụng cáp USB hoặc LAN để kết nối tới máy tính.
GPIO: Cho phép kết nối thiết bị ngoại vi như chuông, còi báo động…
RS232/RS485: Kết nối với các thiết bị sử dụng giao thức truyền thông công nghiệp.
Wiegand In/Out: Đọc mã thẻ từ xa.

Cách thức hoạt động của máy chấm công đa năng

Những lưu ý khi chọn mua máy chấm công

Để mua máy chấm công phù hợp với nhu cầu sử dụng, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau

Lựa chọn nhà cung cấp

Tính năng kết nối mạng đã mang lại một làn gió mới cho công nghệ máy chấm công, giúp tối ưu hóa quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi lựa chọn máy chấm công bạn cần lưu ý trong việc lựa chọn các thương hiệu chấm công:

Kinh nghiệm và uy tín trên thị trường
Chất lượng sản phẩm, độ bền của thiết bị
Công nghệ và tính năng phần mềm
Khả năng hỗ trợ và bảo hành
Chi phí đầu tư ban đầu cũng như chi phí vận hành
Khả năng tích hợp với các hệ thống hiện tại
Các dịch vụ có giá trị gia tăng như bảo trì, cập nhật…

Ngoài ra, nên ưu tiên các nhà cung cấp có văn phòng đại diện tại Việt Nam để dễ dàng hỗ trợ kỹ thuật.

Xem các tiêu chí đánh giá của người tiêu dùng trước khi mua

Giá cả: Máy chấm công có giá cả phải chăng, tương xứng với tính năng và công nghệ được trang bị. Người dùng cân nhắc chi phí đầu tư ban đầu cũng như chi phí vận hành lâu dài.
Chất lượng: Máy vận hành ổn định, chính xác, có tuổi thọ cao. Chất lượng phần cứng và phần mềm đáng tin cậy.
Tính năng: Các tính năng phù hợp với nhu cầu quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
Hỗ trợ kỹ thuật: Nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt, nhanh chóng xử lý sự cố nếu có. Cung cấp dịch vụ bảo trì, bảo hành chuyên nghiệp.
Khả năng tích hợp: Máy dễ dàng kết nối, đồng bộ hóa với các hệ thống quản lý nhân sự hiện có của doanh nghiệp.
An ninh bảo mật: Đảm bảo tính riêng tư của dữ liệu nhân sự, có các biện pháp bảo vệ chống truy cập trái phép.
Thương hiệu: Nhà cung cấp uy tín, có thương hiệu và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này. Một số thương hiệu nổi tiếng như: Ronald Jack, Wise Eye, ZKTeco,…

Cách kết nối mạng với máy chấm công đa đăng

Đối với các máy chấm công đa đăng, việc kết nối tới mạng cũng khá đơn giản và tương tự như với các máy chấm công thông thường. Dưới đây là 2 cách kết nối mạng phổ biến:

Sử dụng cổng LAN (Ethernet)

Bước 1: Kết nối cáp mạng từ cổng LAN của máy chấm công tới cổng LAN trên Router hoặc Switch mạng LAN.
Bước 2: Cấu hình IP tĩnh hoặc DHCP để máy chấm công nhận được địa chỉ IP hợp lệ trên mạng LAN.
Bước 3: Kiểm tra kết nối bằng cách truy cập máy chấm công qua địa chỉ IP đã cấp.

Sử dụng Wifi

Bước 1: Trên máy chấm công, kích hoạt chức năng Wifi và kết nối tới mạng Wifi của công ty.
Bước 2: Nhập mật khẩu Wifi nếu cần (hoặc cài đặt mã WEP hay WPA nếu có).
Bước 3: Kiểm tra kết nối bằng cách truy cập máy chấm công qua địa chỉ IP.
Lưu ý là cần phải cài đặt địa chỉ IP tĩnh hoặc DHCP để máy chấm công nhận được địa chỉ IP hợp lệ trên mạng. Sau khi kết nối thành công, máy chấm công sẽ tự động đồng bộ dữ liệu chấm công lên máy chủ để quản lý.

Tính năng kết nối mạng của máy chấm công không chỉ mang lại sự tiện lợi và hiệu quả trong việc quản lý nhân sự, mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và năng lượng. Để tận dụng tối đa lợi ích từ máy chấm công đa năng, doanh nghiệp nên lựa chọn một máy có khả năng kết nối mạng mạnh mẽ vào máy và bảo mật cao. Hy vọng với những thông tin Shop1888 đã chia sẻ có thể giúp bạn hiểu hơn về cách kết nối mạng với máy chấm công.