Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Máy Chấm Công Thẻ Giấy Hiệu Quả

Khi công nghệ ngày càng phát triển thì các doanh nghiệp dần chuyển sang sử dụng các loại máy chấm công thông minh như máy chấm công bằng vân tay, máy chấm công bằng khuôn mặt, máy chấm công thẻ từ, … Tuy nhiên, máy chấm công thẻ giấy vẫn được chiếm được lòng tin của khá nhiều doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy như thế nào cho hiệu quả chưa? Trong bài viết này, Shop1888 sẽ chia sẻ đến bạn những cách chấm công thẻ giấy hiệu quả nhất.

Máy chấm công thẻ giấy là gì? Phân loại máy chấm công thẻ giấy

Máy chấm công thẻ giấy là một loại máy sử dụng các dữ liệu chấm công được lưu lại trên các thẻ giấy để chấm công. Người dùng sẽ không cần phải khai báo thẻ, vân tay, hay hình ảnh khuôn mặt như những loại máy chấm công cảm biến hay máy từ khác. Khi muốn xử lý các dữ liệu chấm công, người dùng cần phải tự đọc bằng máy rồi sau đó thêm các dữ liệu vào hệ thống data.

Phân loại máy chấm công thẻ giấy: trên thị trường hiện đang có hai loại máy chấm công thẻ giấy phổ biến đó là máy chấm công bằng thẻ giấy loại in kim và máy chấm công bằng thẻ giấy loại in búa. Tùy thuộc vào doanh nghiệp muốn chất lượng thẻ giấy là loại dày hay mỏng mà chọn loại máy chấm công cho phù hợp.

Với loại máy chấm công bằng thẻ giấy loại in kim thường được sử dụng thẻ giấy mỏng và có lỗ khuyết ở dưới thẻ hay xéo góc. Còn đối với loại máy chấm công in búa thì sử dụng thẻ dày hơn và sẽ không có lỗ khuyết. Tùy thuộc vào nhu cầu cũng như mục đích sử dụng của doanh nghiệp mà chúng ta có thể chọn loại máy in búa hoặc in kim, cả hai loại đều có những tính năng gần như nhau:

Có hệ thống chuông báo và kết nối với chuông reng ở cơ quan, doanh nghiệp.

• Tự động chuyển cột vào và ra theo đúng thời gian quy định.
• Tự động cập nhật thời gian ngày – tháng – năm – giờ hiện tại.
• Tốc độ in của máy rất nhanh, có thể tiết kiệm nhiều thời gian.
• Đồng hồ của máy hiển thị dạng điện tử dễ theo dõi giờ giấc hơn; điểm đặc biệt là máy có tuổi thọ cao, khi bị mất điện thì có sẵn nguồn pin sạc dự phòng, không lo máy bị đơ, bị đứng máy, hay dừng hoạt động giữa chừng.

Những ưu điểm của máy chấm công thẻ giấy

Những ưu điểm của máy chấm công bằng thẻ giấy so với các dòng máy chấm công khác:

• Tiết kiệm chi phí: so với các dòng máy chấm công khác thì máy chấm công thẻ giấy có giá thành khá là thấp, rất phù hợp để sử dụng ở các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, ít nhân viên. Nếu sử dụng thiết bị chấm công này thì người dùng sẽ có thể tiết kiệm được rất nhiều công sức và chi phí quản lý nhân sự.
• Dễ dàng cài đặt và sử dụng: với máy chấm công bằng thẻ giấy thì không cần lắp đặt máy hay kết nối mạng, đi đường dây điện phức tạp, chỉ cần khởi động máy chấm công thẻ giấy lên và đặt ở vị trí bạn muốn là có thể tiến hành cho nhân viên chấm công ca làm việc rồi. Đó chính là ưu thế vượt bậc của máy chấm công bằng thẻ giấy với các loại máy khác.
• Lưu trữ dữ liệu chính xác và tính công nhanh chóng: với máy chấm công bằng thẻ giấy thì bạn không cần phải tải thông tin nhân viên hay khai báo nhiều thông tin, … Mỗi một nhân viên chỉ cần có một chiếc thẻ giấy thôi, mỗi ngày đi làm cho thẻ vào máy, khi cần tính lương bạn cứ cho máy in ra giấy là được rồi. Ngoài ra, bạn còn có thể chấm công ở các ca làm với giờ giấc khác nhau. 

Các loại máy chấm công thẻ giấy bán chạy trên thị trường

Máy chấm công bằng thẻ giấy được xem là công cụ đắc lực giúp cho quá trình chấm công ở những nơi như công xưởng, hay các nhà máy sản xuất có tính chất công việc ảnh hưởng nhiều đến dấu vân tay, khuôn mặt, … Hiện trên thị trường đang có 4 dòng máy chấm công bằng thẻ giấy rất được ưu chuộng.

Ronald Jack RJ-2200A

Thuộc thương hiệu Ronald Jack nổi tiếng, là thương hiệu sản xuất máy chấm công uy tín và chất lượng, rất được các doanh nghiệp tin dùng. Đây là dòng máy chấm công bằng thẻ giấy phổ biến và bán chạy nhất của hãng. Máy Ronald Jack RJ-2200A có thiết kế đơn giản, nhỏ gọn nhưng lại có chứa rất nhiều tính năng hữu ích với khả năng tương thích cao. Nhiều cơ quan, doanh nghiệp tin dùng Ronald Jack RJ-2200A vì nó có giá thành rẻ và sử dụng hay cài đặt máy chấm công thẻ giấy cũng vô cùng dễ dàng.

Ronald Jack RJ-2200N

Cũng như dòng máy Ronald Jack RJ-2200A, máy chấm công bằng thẻ giấy Ronald Jack RJ-2200N cũng là sự lựa chọn tiết kiệm cho các cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ, không có nhiều nhân viên. Có trọng lượng nhỏ gọn chỉ khoảng 3kg, máy đem đến sự tiện lợi cho người sử dụng. Sản phẩm này có độ bền cao, pin và bộ nhớ khủng có thể lưu trữ dữ liệu lên đến 8 năm; không có nguồn điện trực tiếp thì máy vẫn có thể hoạt động bình thường, đây là điểm khiến nhiều doanh nghiệp thích thú khi chọn RJ-2200N.

Ronald Jack RJ-3300A

Máy có chất lượng cực kì tốt với các tính năng thông minh vượt trội; chúng được cấu tạo với hệ thống pin hoạt động siêu bền, đảm bảo lượng pin cho máy in và đầu in dữ liệu hoạt động liên tục trong vòng 36 tiếng và bộ nhớ lưu trữ lên đến 8 năm. Ngoài ra, Ronald Jack RJ-3300A còn có chức năng nhận định chính xác ngày và giờ chấm công khi xuất ra giấy. Máy chấm công bằng thẻ giấy Ronald Jack RJ-3300A được xem là giải pháp tối ưu nhằm tiết kiệm chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp.

Ronald Jack RJ-3300N

Dòng máy chấm công giá rẻ này đang rất được các công xưởng ở Việt Nam và Đài Loan ưa chuộng trong nhiều năm. Ronald Jack RJ-3300N có kiểu dáng đẹp mắt, nhỏ gọn và dễ dàng di chuyển để tiện cho việc chấm công ở những nơi cách xa nhau. Máy được xem là dòng máy chấm công hiện đại siêu bền khi có tích hợp chuông thông báo, cuốn – đẩy thẻ in tự động, có thể phân biệt được giờ làm với giờ tăng ca nữa. Nhờ vậy mà các doanh nghiệp chọn Ronald Jack RJ-3300N để nâng cao hiệu quả công việc hơn.

Cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy

Khác với máy chấm công vân tay, chấm công bằng thẻ giấy không thể sử dụng để nhận diện thông quan dấu vân tay hay khuôn mặt, do đó có nhiều người tận dụng điều này để chấm công hộ cho nhau, dẫn tới việc kiểm soát nhân sự không được chặt chẽ. Ngoài ra, người quản lý nhân sự vẫn phải ngồi tổng hợp ngày công bằng tay cho nhân viên nên dễ phát sinh sai sót hơn. Tuy nhiên, vì ưu điểm cách cài đặt máy chấm công thẻ giấy khá đơn giản mà nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn sử dụng phương pháp chấm công này. Cụ thể, cách sử dụng thẻ giấy chấm công:

Tạo ra một mô hình chấm công chuyên nghiệp và tổ chức hơn bằng việc có nhân viên kiểm tra quá trình chấm công. Hay sau khi chấm công các nhân viên phải giao nộp thẻ chấm công cho đến lượt chấm ở lần sau. Đó là cách giúp cho doanh nghiệp hạn chế xảy ra tình trạng chấm công hộ, gian lận giờ công của nhân viên.

Qua bài viết về hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy giá rẻ ở trên, hy vọng rằng nó sẽ giúp ích cho những bạn đang có nhu cầu sử dụng máy chấm công. Nếu còn có bất kỳ thắc mắc gì hãy liên hệ với Shop1888 để được tư vấn và hỗ trợ.