Hướng dẫn cách làm bảng chấm công theo giờ bằng excel chi tiết nhất
Bảng chấm công theo giờ là một công cụ dùng để ghi lại chính xác thời gian làm việc của nhân viên. Bảng chấm công nhân viên theo giờ thường áp dụng với các đối tượng làm việc theo ca, làm thêm giờ. Dựa trên bảng chấm công, các doanh nghiệp có thể quản lý và tính toán lương một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, Shop1888 sẽ giới thiệu đến các bạn các thông tin chi tiết liên quan đến mẫu bảng chấm công tính lương theo giờ. Cùng bắt đầu tìm hiểu ngay!
Tìm hiểu về bảng chấm công theo giờ
Bảng chấm công theo giờ thường được sử dụng để ghi chép toàn bộ các hoạt động làm việc của từng nhân viên trong công ty theo thời gian thực. Việc sử dụng bảng chấm công giống như một bản nhật ký sẽ giúp cho quá trình quản lý công việc được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả đồng thời cũng là cơ sở tính lương cho người lao động minh bạch. Đồng thời, bảng chấm công cũng giúp cho việc kiểm soát tuân thủ nội quy công ty được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.
Thông thường, việc quản lý và kiểm soát bảng chấm công nhân viên theo giờ sẽ do bộ phận kế toán hoặc nhân sự đảm nhiệm. Dưới đây là mẫu bảng chấm công tính lương theo giờ doanh nghiệp có thể tải bảng chấm công miễn phí về và tham khảo để sử dụng trong quá trình quản lý công việc. Tải file mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel tại đây!
Cách xây dựng mẫu bảng tính lương theo giờ
Để tạo một mẫu bảng chấm công theo giờ trên Excel, có thể thực hiện theo 3 bước sau:
Bước 1: Xây dựng bảng chấm công
Trước hết, cần xác định số lượng cột cần thiết cho bảng chấm công, và điền tên các cột lên đầu bảng. Sau đó, điền đầy đủ thông tin của từng nhân viên vào bảng chấm công.
Bước 2: Nhập dữ liệu giờ vào và giờ ra
Nếu sử dụng máy để chấm công, có thể trích xuất dữ liệu giờ vào và giờ ra từ máy chấm công sang Excel. Sau đó, dùng chức năng Filter để lọc ra các dòng không có dữ liệu trong cột Mã NV và sao chép dữ liệu vào bảng chấm công. Lưu ý sử dụng chức năng Paste Value để dán dữ liệu.
Bước 3: Tính số giờ công
Cuối cùng, sử dụng công thức để tính số giờ công của từng nhân sự bằng cách trừ giờ ra và giờ vào.
Hướng dẫn cách ghi bảng chấm công nhân viên theo giờ
Hằng ngày, người được phân công chịu trách nhiệm thực hiện ghi bảng chấm công dựa trên tình hình thực tế của từng bộ phận để thực hiện chấm công cho từng nhân sự rồi ghi vào ngày tương ứng trong các cột theo đúng ký hiệu quy định.
Đối với mẫu bảng chấm công nhân viên theo giờ trên, bộ phận kế toán cần điền các thông tin như sau:
- Ghi đầy đủ và chính xác thông tin về mã nhân viên, tên người lao động và giới tính của họ.
- Phần IN/OUT của từng ngày: Chính xác ghi lại giờ vào làm (IN) và giờ ra về của người lao động (OUT).
- Số phút đi muộn hoặc về sớm: Cột này sẽ tự động tính tổng số phút đi muộn hoặc về sớm của từng người trong tháng.
Những thông tin cần thiết trên bảng chấm công
Để tạo ra một mẫu bảng chấm công theo giờ đầy đủ, cần bao gồm các nội dung cơ bản sau:
- Tên công ty và tên bộ phận.
- Tháng và năm thực hiện chấm công.
- Thông tin cá nhân của nhân viên: mã nhân viên, họ tên, giới tính,…
- Thông tin về từng ngày trong tháng:
- Giờ vào làm và giờ ra về của nhân viên.
- Số phút đi muộn hoặc về sớm của từng nhân viên trong tháng.
- Họ và tên cùng chữ ký của người thực hiện chấm công, trưởng bộ phận/phòng ban và lãnh đạo công ty.
Ưu và nhược điểm khi sử dụng mẫu bảng chấm công excel theo giờ
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Sử dụng đơn giản và dễ tiếp cận cho nhiều người. | Nhập liệu thủ công và sai sót trong nhập liệu ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu chấm công. |
| Tính linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. | Khó khăn trong quản lý dữ liệu nếu doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn. |
| Tính nhanh chóng và dễ dàng cập nhật | Hạn chế tính tự động trong việc chấm công khi có các quy tắc chấm công phức tạp hoặc yêu cầu đặc biệt. |
| Khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, tạo biểu đồ và báo cáo trực quan. | Không thể chia sẻ và cập nhật đồng thời mang lại hiệu suất làm việc thấp cho bộ phận nhân sự. |
Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay
Chấm công bằng vân tay
Phương pháp chấm công bằng vân tay là một trong những phương pháp chấm công phổ biến trong các tổ chức hiện nay. Nhân viên sử dụng đầu ngón tay để quét trên máy chấm vân tay, và thông tin của họ sẽ được ghi nhận để đánh dấu việc có mặt trong buổi làm ngày hôm đó. Máy chấm công vân tay giúp đơn giản hóa việc chấm công, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu chấm công. Ngoài ra, phương pháp chấm công bằng vân tay còn giúp giảm thiểu tình trạng chấm công giả mạo, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quản lý nhân sự.
Chấm công bằng gương mặt (Face ID)
Phương pháp chấm công bằng gương mặt đang trở thành một đột phá trong việc giúp các tổ chức thực hiện quản lý chấm công một cách nhanh chóng và chính xác. Phương pháp này sử dụng một chiếc máy tích hợp camera để quét khuôn mặt của từng nhân viên, đem lại tính chính xác rất cao so với các phương pháp chấm công truyền thống khác.
Tuy nhiên, để triển khai phương pháp này, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư một khoản chi phí khá lớn để mua các thiết bị máy móc, đào tạo nhân viên và cài đặt hệ thống. Trong quá trình sử dụng, cần chú ý đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin của người dùng, đồng thời tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Chấm công bằng thẻ từ
Phương pháp chấm công bằng thẻ từ là một trong những phương pháp chấm công phổ biến trong các tổ chức hiện nay. Mỗi người sẽ được cung cấp một thẻ chứa thông tin riêng của họ, bao gồm mã số nhân viên, tên, ngày sinh, v.v. Nhân viên sẽ sử dụng thẻ để quẹt vào máy chấm công được lắp ở một vị trí nhất định trong cơ quan trước mỗi ca làm việc.
Phương pháp này giúp việc chấm công trở nên nhanh chóng và đem lại tính chính xác cao. Tuy nhiên, cũng có những hạn chế như khả năng cho phép người khác chấm công hộ khi một nhân sự không đi làm, hoặc khả năng thất lạc hoặc hỏng hóc của thẻ chấm công.
Chấm công truyền thống
Phương pháp chấm công truyền thống là một trong những phương pháp chấm công đơn giản nhất, khi một người quản lý thực hiện công việc chấm công trực tiếp bằng cách điểm danh hoặc yêu cầu công nhân báo cáo số lượng vào mỗi đầu giờ của ca làm việc. Phương pháp này dễ thực hiện, tuy nhiên tính chính xác không được cao và dễ xảy ra sai sót.
Chấm công trên các ứng dụng
Ứng dụng, phần mềm chấm công trên điện thoại là một trong những phương pháp chấm công mới và tiện lợi, cho phép nhân viên chấm công mọi lúc mọi nơi thông qua ứng dụng trên điện thoại di động hoặc máy tính bảng. Công ty có thể cung cấp cho các nhân viên của mình một tài khoản để đăng nhập vào ứng dụng chuyên dùng để chấm công, và nhân viên sẽ chấm công bằng cách nhập thông tin vào ứng dụng, ví dụ như giờ vào, giờ ra, số giờ làm trong ngày, v.v.
Bảng chấm công theo giờ được đánh giá là một công cụ quản lý nhân sự hiệu quả, giúp theo dõi chính xác giờ làm việc của nhân viên và nâng cao hiệu suất công việc. Việc sử dụng bảng chấm công này mang lại nhiều lợi ích vượt trội, bao gồm tính chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí, cũng như giúp quản lý đưa ra quyết định dựa trên cơ sở số liệu thống kê chính xác. Cảm ơn các bạn đã theo dõi nội dung bài viết trên đây của Shop1888.
