Bảng chấm công là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự của một tổ chức. Để chấm công và quản lý nhân sự minh bạch, việc hiểu và áp dụng đúng các ký hiệu chấm công giúp ghi nhận và phân loại thời gian làm việc của nhân viên chính xác và công khai. Trong bài viết này, Shop1888 sẽ giúp bạn khám phá về các ký hiệu trong bảng chấm công thông dụng và cách sử dụng chúng trong bảng chấm công.

Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công là công cụ giúp các nhà quản lý doanh nghiệp, công ty, xí nghiệp theo dõi giờ giấc và hiệu suất công việc của người lao động để tính bảng lương thông qua thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội,….

Bảng chấm công thường được sử dụng để ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên, bao gồm giờ đến và giờ đi, giờ tăng ca, giờ nghỉ, v.v. Những thông tin này là căn cứ để trả lương, tính phụ cấp và các chế độ khác cho nhân viên.

Ngày nay để tăng tính chính xác, tiết kiệm thời gian trong việc quản lý chấm công nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng máy chấm công. Máy chấm công là thiết bị điện tử sử dụng các phương thức như thẻ từ, dấu vân tay, khuôn mặt để ghi lại thời gian đến và đi làm của nhân viên một cách tự động.

Tuy nhiên, việc sử dụng bảng chấm công trên Excel vẫn rất phổ biến trong các doanh nghiệp cơ quan, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Bảng chấm công trên Excel có thể được tùy chỉnh dễ dàng để phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp và cung cấp các tính năng cơ bản như tính toán tự động, thống kê dữ liệu và tạo báo cáo.

Tại sao cần các ký hiệu chấm công trong bảng chấm công?

Các kí hiệu trên bảng chấm công được thiết kế để giúp cho việc tính toán và quản lý chấm công trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn cho người lao động. Các kí hiệu này thường được sử dụng để ghi nhận các trạng thái khác nhau của nhân viên, chẳng hạn như quản lý ngày nghỉ phép, ngày nghỉ ốm, ngày đi công tác, ngày tăng ca, v.v.

Việc sử dụng các kí hiệu này giúp cho quá trình quản lý chấm công trở nên nhanh chóng hơn, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quá trình tính lương. Tuy nhiên, để sử dụng được các kí hiệu này hiệu quả, người dùng cần phải hiểu rõ ý nghĩa của từng kí hiệu và áp dụng chúng đúng cách trong quá trình chấm công.

Các ký hiệu bảng chấm công và quy ước chấm công

1 : số công làm việc trong ngày
VM: Đơn xin vắng mặt đã được duyệt
CT : ngày có đơn xin đi công tác đã được duyệt
OT : ngày có đơn xin làm thêm ngoài giờ đã được duyệt
+ : Ngày có đơn xin tăng ca đã được duyệt
OT+ : Ngày vừa có đơn xin tăng ca, vừa có đơn xin làm ngoài giờ đã được duyệt
P : Ngày có đơn xin nghỉ phép đã được duyệt
CD: Nhân viên có đơn xin chế độ đã được duyệt
GT: Nhân viên có đơn xin giải trình chấm công đã được duyệt
DC: Nhân viên có đơn xin đổi ca đã được duyệt
L : Ngày nghỉ lễ
QC : Nhân viên quên chốt giữa ca
x : Là các ngày đã được phân ca làm việc. Với các ngày đã qua x là ngày đã được phân ca nhưng không có hoạt động chấm công (nghỉ không lý do).
Ô trắng: các ngày chưa có ca làm việc hoặc là ngày nghỉ (với trường hợp đã được phân ca)
Số công màu đỏ: Ngày có hoạt động chấm công đi muộn/về sớm
Số công có viền bo đỏ: Nhân viên chấm công sai FaceID
Ngày công bôi vàng: Là các ngày có ca làm việc qua đêm
Cột màu xám: Phân biệt thứ 7, chủ nhật với các ngày trong tuần
Ký hiệu chấm than màu cam: Ngày có hoạt động điều chỉnh công làm việc đang chờ duyệt
Ký hiệu chữ v màu xanh: Ngày có hoạt động điều chỉnh công làm việc đã được phê duyệt

Thông tin các cột trên bảng chấm công

Số công tổng: Tổng số công làm việc trong tháng, bao gồm cả đơn từ, ngày phép
Số giờ tổng: Tổng số giờ làm việc theo ca chính được phân trong tháng
Số phút đi muộn/về sớm: Tổng số phút đi muộn/về sớm trong tháng
Số lần đi muộn/về sớm: Tổng số lần đi muộn/về sớm trong tháng
Công muộn/công sớm: Tổng số công đi muộn/về sớm trong tháng
Số phút Vắng mặt: Tổng số phút vắng mặt trong tháng (Ví dụ: ca làm việc từ 8h-17h (nghỉ trưa 12h-13h). Có đơn vắng mặt từ 8h-9h. Nhân viên chấm công vào lúc 9h30 sau đó 17h chấm ra =>> 9h-9h30 k có hoạt động chấm công, k có đơn từ =>> sẽ được tính là số phút vắng mặt là 30 phút)
Số lần vắng mặt: Tổng số lần vắng mặt trong tháng
Số công vắng mặt: Tổng số công vắng mặt (Ví dụ: vắng mặt 30 phút; 1 công = 8 tiếng =>> Số công vắng mặt: 0.06 công)
Quên chốt: Số lần có hoạt động quên chấm công chốt giữa ca trong tháng
Nghỉ không lý do: Những ngày đã được phân ca nhưng không có hoạt động chấm công, đơn từ xin nghỉ.
Công ca: là công thực tế làm việc (có chấm công vào/ra), không tính đơn từ, ngày phép
Công lễ: Số công được tính theo cấu hình ngày lễ
Công tác: Số công được tính theo đơn công tác
Ngày nghỉ (P, KL, TS, KH, TL3, TL1): Theo các ký hiệu lý do nghỉ đã được cấu hình: nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ thai sản, nghỉ kết hôn, nghỉ tang lễ,…
Làm thêm: số giờ/số công làm thêm của nhân viên trong tháng
Tăng ca: số giờ/số công làm việc tăng ca của nhân viên trong tháng
Ngày thường: Dữ liệu làm thêm/Tăng ca của nhân viên trong ngày làm việc bình thường (Là ngày được đánh dấu x trên bảng công với nhân viên được phân ca)
Ngày nghỉ: Dữ liệu làm thêm/Tăng ca của nhân viên trong ngày nghỉ (Là ngày thể hiện OFF trên bảng công với nhân viên được phân ca)
Ngày lễ: Dữ liệu làm thêm/Tăng ca của nhân viên trong ngày lễ (Là ngày thể hiện kí hiệu L trên bảng công đối với nhân viên được phân ca)
Ngày: Dữ liệu làm thêm/Tăng ca tính theo ca ngày
Đêm: Dữ liệu làm thêm/Tăng ca tính theo ca đêm (Cấu hình: Xem thêm tại đây)
Số lần: Số lần làm thêm/tăng ca trong tháng
CS, CC, HC: Dữ liệu công làm việc theo từng ca làm việc
Ngày chấm công: Số ngày có hoạt động chấm công trong tháng

Áp dụng ký hiệu chấm công trong bảng chấm công

Khi sử dụng mẫu bảng chấm công, bạn cần áp dụng đúng các ký hiệu để ghi nhận thời gian làm việc của người lao động. Dưới đây là một số hướng dẫn về việc áp dụng ký hiệu trong bảng chấm công:

Xác định các ký hiệu chấm công phù hợp

Trước khi sử dụng mẫu bảng chấm công, hãy xác định các ký hiệu chấm công theo quy định và chính sách của tổ chức. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và sự hiểu biết chung trong việc sử dụng bảng chấm công.

Quy định việc sử dụng các ký hiệu bảng chấm công

Tạo ra một hướng dẫn sử dụng ký hiệu chấm công rõ ràng và thông báo cho toàn bộ nhân viên. Giải thích ý nghĩa và cách sử dụng đúng của mỗi ký hiệu chấm công cho từng trường hợp để tránh sự nhầm lẫn và hiểu lầm.

Các trường hợp đặc biệt và ký hiệu tương ứng

Trong một số trường hợp đặc biệt như nghỉ phép, làm việc bù, hoặc làm việc trong ngày nghỉ, hãy xác định các ký hiệu tương ứng để ghi nhận đúng trạng thái làm việc của nhân viên trong bảng chấm công.

Lợi ích của việc sử dụng ký hiệu chấm công đúng cách

Việc sử dụng ký hiệu chấm công theo đúng quy định mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức và quản lý nhân sự. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng ký hiệu chấm công đúng cách:

Tăng tính chính xác và minh bạch

Việc sử dụng ký hiệu chấm công đúng cách giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Điều này giúp tránh sự nhầm lẫn và tranh chấp về thời gian làm việc và tính lương.

Giảm thiểu việc nhập liệu và xử lý thông tin

Với việc sử dụng ký hiệu chấm công, việc ghi nhận thời gian làm việc trở nên dễ dàng hơn và giảm thiểu thời gian và công sức trong việc nhập liệu và xử lý thông tin.

Quản lý hiệu quả thời gian làm việc

Sử dụng ký hiệu chấm công giúp quản lý nhân sự có cái nhìn tổng quan về thời gian làm việc của nhân viên. Điều này giúp quản lý hiệu quả thời gian làm việc, phân bổ công việc và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

Hướng dẫn lập bảng chấm công và cách ghi ký hiệu chấm công

Mẫu bảng chấm công hàng ngày

Mẫu bảng chấm công tăng ca

Việc hiểu và sử dụng đúng các ký hiệu chấm công trong bảng chấm công là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý nhân sự. Bằng cách áp dụng đúng các ký hiệu chấm công thông dụng và tuân thủ quy định của tổ chức, bạn có thể tối ưu hóa việc ghi nhận thời gian làm việc và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch. Mong rằng những chia sẻ chuyển môn từ Shop1888 sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin bổ ích.