Hướng dẫn tạo file excel theo dõi phép năm, ngày nghỉ phép nhân viên
Trong môi trường làm việc, việc quản lý phép năm và ngày nghỉ phép của nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo sự công bằng và hiệu quả trong quá trình quản lý nhân sự. Một cách để giải quyết vấn đề này là sử dụng file excel theo dõi phép năm và ngày nghỉ phép nhân viên. File mẫu này giúp bạn ghi lại thông tin chi tiết về phép năm và ngày nghỉ phép của từng nhân viên nhằm tính lương thưởng một cách dễ dàng và tiện lợi. Trong bài viết này, Shop1888 sẽ chia sẻ đến quý doanh nghiệp tài liệu báo cáo và theo dõi phép năm trên bảng excel.
Quy định nghỉ phép năm đối với người lao động
Theo quy định tại Điều 113, người lao động được nghỉ hàng năm và hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động. Số ngày nghỉ phép hàng năm phụ thuộc vào điều kiện làm việc và độ tuổi của người lao động. Cụ thể:
- Đối tượng làm việc đủ 12 tháng cho một doanh nghiệp sẽ được nghỉ 12 ngày làm việc trong điều kiện bình thường.
- Người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm sẽ được nghỉ 14 ngày làm việc.
- Người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm sẽ được nghỉ 16 ngày làm việc.
- Nếu người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng cho một doanh nghiệp, số ngày nghỉ phép hàng năm sẽ được tính tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.
Ngoài ra, Điều 113 còn quy định một số trường hợp nghỉ phép năm đặc biệt:
- Nếu người lao động thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hết số ngày nghỉ phép hàng năm, người sử dụng lao động sẽ thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.
- Nếu người lao động nghỉ hằng năm nhưng chưa đến kỳ trả lương, người lao động được tạm ứng tiền lương theo quy định.
- Khi nghỉ hằng năm và đi bằng phương tiện đường bộ, đường sắt hoặc đường thủy, nếu số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày, từ ngày thứ 03 trở đi sẽ được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm, và chỉ tính cho 01 lần nghỉ trong năm.
Hướng dẫn tạo file excel theo dõi phép năm
Để thiết lập bảng theo dõi ngày phép bằng Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
1. Tạo bảng mẫu theo dõi
Bảng chấm công là cơ sở quan trọng để giám sát số phép của nhân viên một cách hiệu quả bằng Excel. Chỉ khi theo dõi hoạt động nhân viên từng buổi, chúng ta mới có thể đạt được kết quả tổng thể. Thông thường, cách ghi nhận ngày công có thể được phân loại như sau:
- Làm đủ ngày (X).
- Làm nửa ngày và nghỉ không có phép (X-0).
- Làm nửa ngày và nghỉ có phép theo quy định (X-P).
- Nghỉ phép cả ngày theo quy định (P).
2. Công thức tính phép năm theo tháng
Bạn có thể sử dụng công thức sau trong cột E:
=IF(OR(D4>$C$2,D4=””),””,IF((DAY($C$2)-DAY(D4))>=15,1,0)+(YEAR($C$2)*12+MONTH($C$2))-(YEAR(D4)*12+MONTH(D4)))
Trong file excel theo dõi phép năm, D4 là ô chứa ngày vào làm của nhân viên, $C$2 là ô chứa thời điểm theo dõi ngày phép. Công thức này sẽ tính toán số tháng làm việc của từng người. Nếu ngày vào làm của nhân viên sau thời điểm theo dõi ngày phép hoặc ô ngày vào làm trống, công thức sẽ trả về giá trị rỗng.
Để tính số phép năm của từng nhân viên, bạn có thể sử dụng công thức sau trong cột F:
=LOOKUP(E4,Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13,Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13)
Trong đó, E4 là ô chứa số tháng làm việc của nhân viên, Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13 là phạm vi chứa các giá trị tháng làm việc trong bảng Quy_tac_tinh, Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13 là phạm vi chứa các giá trị số phép năm tương ứng trong bảng Quy_tac_tinh. Công thức này sẽ tìm giá trị số phép năm tương ứng với số tháng làm việc của từng nhân viên trong bảng Quy_tac_tinh.
3. Theo dõi ngày nghỉ phép trực tiếp trên bảng chấm công
Để thiết lập bảng quy ước chấm công theo nghỉ phép và sử dụng Data Validation, bạn có thể làm theo các bước sau:
Nhập các giá trị cho bảng quy ước vào từng hàng của bảng. Ví dụ:
- Làm đủ ngày (X) 0
- Làm nửa ngày và nghỉ không có phép (X-0) 0.5
- Làm nửa ngày và nghỉ có phép theo quy định (X-P). Trừ 0,5 ngày phép 0.5
- Nghỉ phép cả ngày trong mức được hưởng (P). Trừ 01 ngày phép 1
Chọn cột “Loại ngày nghỉ” và chọn tab “Data” trên thanh công cụ. Chọn “Data Validation” trong nhóm “Data Tools”.
Trong hộp thoại “Data Validation”, chọn “List” trong danh sách “Allow”. Nhập phạm vi các giá trị của bảng quy ước vào ô “Source” (ví dụ: A2:A5).
Chọn “OK” để hoàn tất thiết lập Data Validation.
Để tính tổng ngày phép đã sử dụng của từng cá nhân, bạn có thể sử dụng công thức sau (ví dụ trong ô B6):
=COUNTIF(D6:AH6, “X-P”)*VLOOKUP(A6, Quy_uoc!$A$2:$B$5, 2, FALSE) + COUNTIF(D6:AH6, “P”)*VLOOKUP(“P”, Quy_uoc!$A$2:$B$5, 2, FALSE)
Trong đó, D6:AH6 là phạm vi chứa các giá trị X-P và P, “X-P” và “P” là giá trị cần đếm. A6 là ô chứa loại ngày nghỉ nhân viên, Quy_uoc!$A$2:$B$5 là phạm vi chứa bảng quy ước, và 2 là số cột chứa giá trị số ngày phép bị trừ. Công thức này sẽ tính toán số ngày phép đã sử dụng của từng nhân viên dựa trên bảng quy ước và giá trị trong bảng chấm công.
4. Hàm tính phép năm trong excel
Để tạo thêm 12 cột tương ứng với dữ liệu chấm công trong 1 năm và liên kết với tổng số ngày phép tương ứng của mỗi tháng. Liên kết tổng số ngày nghỉ phép tương ứng của mỗi tháng với các cột chấm công tương ứng.
Ví dụ, nếu tổng số ngày nghỉ phép của tháng 1 được ghi trong ô B2, bạn có thể sử dụng công thức sau trong ô Tháng 1 (ví dụ cột G):
=VLOOKUP(B5, BCC_T1!$B$6:$AK$45, 35, FALSE)
Trong đó, B5 là ô chứa tên của nhân viên, BCC_T1!$B$6:$AK$45 là phạm vi chứa bảng chấm công của tháng 1, và 35 là số cột chứa dữ liệu của nhân viên trong bảng chấm công. Công thức này sẽ tìm kiếm tên của nhân viên trong bảng chấm công và trả về số ngày nghỉ phép tương ứng từ bảng quy ước.
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự bằng cách sử dụng máy chấm công thay cho việc chấm công bằng file Excel. Theo dõi tiếp những thông tin bên dưới để biết vì sao các doanh nghiệp đang giảm bớt nhân sự cho việc theo dõi chấm công tính lương nhé!
File excel theo dõi phép năm cập nhật mới nhất
Để quản lý phép năm hiệu quả, bạn có thể tham khảo ba mẫu file excel mà chúng tôi đề xuất dưới đây. Với những mẫu này, bạn có thể dễ dàng theo dõi thông tin nghỉ phép của nhân viên, bao gồm số ngày nghỉ và lý do (phép năm, nghỉ ốm, nghỉ lễ, …).:
1. Mẫu bảng theo dõi phép năm
Tham khảo mẫu bảng theo dõi phép năm và tải tại đây !
2. Bảng quản lý phép năm
Mẫu bảng quản lý phép năm thứ 2 tải mẫu tại đây !
3. File quản lý phép năm
Đây là mẫu bảng quản lý nghỉ phép và chấm công tiếp theo. Bạn có thể tải tại đây !
Những thông tin cần có trong File mẫu theo dõi phép năm
Những thông tin cần có trong mẫu theo dõi nghỉ phép năm bao gồm:
Mã nhân viên: Số mã này không bao giờ trùng. Mỗi nhân viên sẽ có một mã số khác nhau. Nếu nhân viên đó nghỉ thì mã số vẫn giữ nguyên.
Thông tin cá nhân của nhân viên: Những thông tin này sẽ được doanh nghiệp bảo mật theo quy định của pháp luật, bao gồm:
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Ngày sinh
- Giới Tính
- Địa chỉ (hiện tại và thường trú)
- CMND/CCCD
- Giấy chứng nhận trình độ học vấn
- Bộ phận làm việc
- Vị trí
- Vị trí làm việc
- Thời gian bắt đầu làm việc
- Hình thức làm việc
- Lý do nghỉ việc
- Trụ sở làm việc
Nhược điểm khi dùng file excel chấm công
Mặc dù việc sử dụng file Excel có ưu điểm và tính tiện lợi nhưng nó cũng tồn tại nhiều nhược điểm như sau:
- Sai sót trong việc tính toán: Việc tính toán trên file Excel có thể gặp phải các lỗi tính toán, do đó dẫn đến sai sót trong việc tính toán các giờ làm việc, phép nghỉ, lương và các khoản phụ cấp khác.
- Dữ liệu bị mất hoặc bị hỏng: File Excel có thể bị mất hoặc bị hỏng do nhiều nguyên nhân, ví dụ như lỗi phần mềm, virus máy tính, hoặc người dùng sơ ý xóa nhầm file. Việc mất dữ liệu này có thể dẫn đến rủi ro cho doanh nghiệp và nhân viên.
- Không có tính đồng bộ: Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều file Excel để chấm công cho các phòng ban, văn phòng, nhân viên, thì dữ liệu sẽ không được đồng bộ hóa và phối hợp đầy đủ. Điều này có thể dẫn đến việc các thông tin dữ liệu chưa được cập nhật đầy đủ, hoặc các file dữ liệu không đồng bộ với nhau.
- Không có tính năng bảo mật: File Excel không có tính năng bảo mật cao, do đó dễ dàng bị truy cập và chỉnh sửa bởi những người không có quyền truy cập. Điều này dẫn đến nguy cơ bị lộ thông tin nhân viên, lương bổng và các dữ liệu khác.
Nội dung bài viết trên đây Shop1888 đã chia sẻ đến các bạn mẫu File excel theo dõi phép năm. Hy vọng với những thông tin trên đây có thể giúp các nhà quản lý nhân sự kiểm soát nhân viên một cách tối ưu nhất.
