Cách tính lương từ máy chấm công là một trong những phương pháp hiệu quả để quản lý nhân sự và tiền lương trong doanh nghiệp. Việc sử dụng file Excel giúp bạn dễ dàng theo dõi và xử lý dữ liệu chấm công từ các thiết bị như Wise Eye và Ronald Jack,…. Bây giờ, hãy cùng Shop1888 đọc ngay bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết về cách tính toán lương từ máy chấm công vân tay, khuôn mặt…và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự của bạn!

Cách tính lương từ máy chấm công: Các bước xuất bảng lương ra Excel

Tính toán lương từ máy chấm công bằng cách dùng Excel là một phương pháp hiệu quả để tổng hợp và xử lý dữ liệu chấm công một cách nhanh chóng và chính xác

Bước 1: Kiểm tra tổng quan thông tin

Để tính toán lương từ hệ thống chấm công trên Excel, việc kiểm tra thông tin là bước đầu tiên quan trọng. Các thông tin cần được xem xét gồm:

Mã nhân viên: Phải được sắp xếp liên tục theo từng dòng để đảm bảo tính chính xác, tránh dòng trống.
Ngày tháng: Cần xác định rõ các ngày trong tháng, thứ trong tuần và phân biệt được các ngày nghỉ lễ, nghỉ bù, nghỉ phép để đúng cách tính lương.
Thời gian: Thời gian vào làm và thời gian tan ca là yếu tố cơ bản để tính toán ngày công và tăng ca của nhân viên.

Để tối ưu hóa quá trình này, sử dụng các hàm như SUMIFS, IF, COUNTIFS và SUM trong Excel là cần thiết. Những công cụ này không chỉ giúp tính toán mà còn hỗ trợ lọc dữ liệu nhanh chóng, tăng độ chính xác trong quản lý lương theo chấm công, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn.

Bước 2: Thành phần cơ bản của tệp lương

Trong quá trình xử lý lương và quản lý nhân viên, việc cấu trúc bảng lương sao cho rõ ràng và dễ quản lý là điều vô cùng quan trọng. Để giúp cho quá trình này diễn ra thuận lợi, hãy xem xét các thành phần cơ bản sau đây khi thiết kế tệp lương trên Excel:

Các Tháng và Năm: Đặt phần này ở phía đầu để dễ dàng thay đổi theo nhu cầu.
Các ngày trong tháng: Sử dụng hàm Date để tự động đặt các ngày này.
Các thứ trong tuần: Áp dụng hàm Choose kết hợp với hàm Weekday để xác định thứ của các ngày trong tuần.
Mã số nhân viên: Đặt một cột mã nhân viên để tập hợp thông tin và quản lý dễ dàng hơn.
Thời gian làm việc: Thiết lập quy ước số 1 cho giờ vào và số 2 cho giờ ra. Mỗi ngày được phân thành hai giờ, nên sử dụng hai cột để tính toán cho một ngày.

Bước 3: Sàng lọc dữ liệu

Để sàng lọc dữ liệu trong bảng xuất ra Excel, bạn sử dụng chức năng Data/Filter để loại bỏ những dòng không có thông tin trong cột Mã nhân viên. Sau đó, sao chép dữ liệu sang bảng xử lý. Để đảm bảo tính chính xác, hãy sử dụng chức năng Paste Special/Value để dán dữ liệu mà không bị ảnh hưởng bởi các dòng đã bị ẩn.

Để lấy dữ liệu chấm công từ bảng xuất này, bạn có thể thực hiện các thao tác Copy/Paste Special → Value → để chuyển dữ liệu sang bảng xử lý.

Bước 4: Tính toán giờ làm

Tại bước này, ta sẽ tạo ra một vùng mới cho bảng tính, với mỗi ngày được biểu diễn bởi một cột riêng. Cách tiếp cận này tương tự như các bước trước đó, nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác của số giờ làm việc từng ngày.

Theo quy ước thông thường tại các công ty, thì giờ làm việc trong một ngày của nhân viên thường được tính bằng cách lấy Giờ ra trừ đi Giờ vào.

Bước 5: Thống kê kết quả chấm công nhân viên

Thống kê kết quả chấm công là bước quan trọng trong quy trình tính toán lương và xử lý lương. Mỗi công ty có cách tổng hợp phù hợp với tình hình thực tế của mình. Sau đây là một minh họa về cách xác định kết quả chấm công:

Dựa vào giờ vào và giờ ra, nếu nhân viên làm việc đủ 8 giờ, sẽ được tính là một ngày lương đầy đủ.
Ngày công không đủ 8 tiếng, có thể do quên chấm công hoặc nghỉ ngắn hạn. Tùy theo quy định của công ty, ngày này có thể được tính là một ngày hoặc nửa ngày lương.
Tổng số ngày nghỉ sẽ bằng tổng số ngày làm việc trừ đi số ngày nghỉ hàng tuần. Nếu công ty nghỉ cả thứ bảy và chủ nhật, cần trừ thêm số ngày thứ bảy trong tháng đó.
Đi trễ: So sánh giờ vào làm với giờ quy định của công ty để xác định xem nhân viên có đủ 8 giờ làm việc hay không. Điều này tùy thuộc vào quy định giờ vào làm của từng đơn vị.

Bí quyết tối ưu bảng lương

Để tối ưu bảng lương, ta cần chú ý đến một số bí quyết sau:

Bạn có thể lưu kết quả xử lý qua một sheet riêng thông qua việc dùng VBA. Điều này giúp bạn sử dụng lại bản cũ cho các tháng sau, tiết kiệm thời gian tạo bảng mới.
Để bảng lương gọn gàng và dễ hiểu hơn, hãy dùng VBA để ẩn hoặc hiện các vùng thông tin như giờ vào, giờ ra, giờ làm việc. Điều này giúp bảng dữ liệu trông sạch sẽ và dễ dàng quản lý hơn.

Bài viết vừa rồi chính là hướng dẫn chi tiết về cách tính lương từ máy chấm công và xuất bảng lương ra Excel dành cho những ai làm trong lĩnh vực về xử lý lương cho nhân sự trong doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý lương và chấm công cho nhân viên. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào cần giải đáp, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.